Text eingeben und an andere Stelle des Dokumentes erneut automatisch ausgeben lassen.

Anonym
2021-06-24T17:33:37+00:00

Moin.

Ich habe immer mal wieder den Wunsch, dass ich in einer Dokumentvorlage am Anfang des Dokumentes einen Inhalt eintrage und möchte, dass genau dieser Inhalt an einer anderen Stelle erneut im Dokument automatisch eingetragen wird.

Richtig, ich möchte den Inhalt nicht aus einer externen Quelle holen (Datenbank, Excel).

Ich möchte auch nicht die Inhalte getrennt vom umgebenden Text in einem separaten listenformigen Formular zentral im Dokument erfassen.

"In situ" wäre mir am liebsten, also beim ersten Vorkommnis den Inhalt eintragen. Fertig.

Mit welchem Konzept geht man diese Aufgabe am besten an?

Hier nochmal ein einfaches Beispiel:

[EINGABE: FELD 1] ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Fusce vehicula orci vitae felis congue porta. Maecenas finibus fermentum erat. 

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in vestibulum turpis urna nec lacus.

Erwünschtes Resultat nach der Eingabe von "Lorem" in Feld 1:

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Fusce vehicula orci vitae felis congue porta. Maecenas finibus fermentum erat. 

Aenean pulvinar consequat arcu, ut pulvinar diam scelerisque non. Lorem dapibus, mi nec pulvinar egestas, risus justo vehicula neque, 

in vestibulum turpis urna nec lacus.

Microsoft 365 und Office | Word | Für Zuhause | Windows

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Lisa Wilke-Thissen 90,720 Zuverlässigkeitspunkte Volunteer Moderator
2021-06-25T09:49:10+00:00

Hallo,

ich empfehle, die Feldschattierung Immer anzeigen zu lassen, nicht nur Wenn ausgewählt. Dann erkennt man auf einen Blick, wo sich ein Feld befindet.

Für das Aktualisieren von Feldern gibt es (jedenfalls in der Windows-Version) den Befehl "Aktualisieren!", welchen man dem Menüband oder der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen kann.

Bedingte Formatierung: Der von dir erwähnte Artikel bezieht sich auf das Programm InfoPath. Word bietet keine entsprechende Möglichkeit.

Das explizite Schützen (beispielsweise über Entwicklertools | Steuerelemente | Gruppieren) der Querverweise würde in der Tat das Aktualisieren verhindern. Allerdings schätze ich die Gefahr des Überschreibens als gering ein, wenn man anhand der Feldschattierung sieht, dass dort ein Automatismus vorhanden ist.

Viele Grüße

Lisa

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  1. Lisa Wilke-Thissen 90,720 Zuverlässigkeitspunkte Volunteer Moderator
    2021-06-28T14:42:09+00:00

    Hallo Andreas,

    lieber würde ich mein schönes Briefpapier per Snail Mail versenden ;-).  Die meisten Firmen wünschen eine PDF-Datei - und bekommen sie selbstverständlich. Sollte etwas Anderes gewünscht sein, ist auch das kein Problem.

    Was das Arbeiten - und nicht nur Anschauen - mit Tablets und Smartphones angeht: Ich bedaure, dass viele Programme in genau diese Richtung entwickelt bzw. die Benutzeroberfläche entsprechend angepasst (abgespeckt) wird. Sinnvoll wäre eine zusätzliche Lösung für all jene, die in Büros mit umfangreichen Dateien professionell arbeiten müssen.

    Viele Grüße

    Lisa

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  2. Anonym
    2021-06-28T13:45:43+00:00

    Hallo Lisa.

    Ich kenne Mitarbeiter in Unternehmen, die sowohl manchmal mit Tabletts auf Dokumente zugreifen als auch, unterwegs mit 12"-Display-Laptops.

    Aber ich höre heraus: Du selber bewürwortest den Verbleib bei einem an A4-Seiten orientierten digitalen Format für das Arbeiten am Display, richtig?

    VG Andreas

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  3. Lisa Wilke-Thissen 90,720 Zuverlässigkeitspunkte Volunteer Moderator
    2021-06-28T13:10:24+00:00

    Hallo Andreas,

    bisher hat sich niemand über PDF/A-Dateien beschwert.

    Was "verschiedene Displaygrößen" angeht, ist mir bisher kein Unternehmen begegnet, in dem Rechnungen (oder sonstige Dokumente) beispielsweise auf einem Smartphone gelesen werden.

    Viele Grüße

    Lisa

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  4. Anonym
    2021-06-28T07:29:05+00:00

    @Lisa und G.O.

    Danke für eure Hinweise und eure Geduld.

    Dann ist es jetzt also amtlich: die Aufgabe ist mit Word für macOS unlösbar. Sehr schade.

    Aus Neugier:

    Word als Ausgangsformat für Rechnungen ist ja, genauer betrachtet, ein Anachronismus.

    So wie alle Ausgangsformate, die seitenorientiert mit festen Seitengrößen arbeiten (also an den alten "Papier-Büros" orientiert sind). Das ist für ein volldigitales Arbeiten an verschiedensten Displaygrößen ein fauler Kompromiss.

    Erzeugt ihr selber bereits maschinenlesbare Rechnungen im Standardformat "ZUGFeRD"?

    https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD

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