OneDrive 파일 버전 기록으로 인한 저장공간 부족 및 보존 정책으로 삭제 불가 // Unable to delete OneDrive file versions due to retention policy and storage quota is full

안녕하세요.

회사 Microsoft 365 OneDrive를 사용하고 있으며, 현재 OneDrive 저장공간이 2GB / 2GB (100%) 사용 상태입니다.

OneDrive의 사이트 설정 → 저장소 메트릭(Storage Metrics) 을 확인한 결과, 특정 Excel 파일 하나가 약 1.5GB​의 저장공간을 사용하고 있는 것으로 표시됩니다.

하지만 해당 Excel 파일의 실제 현재 크기는 약 9.7MB입니다.

해당 파일의 버전 기록(Version History) 을 확인해 보니 약 258개의 버전​이 생성되어 있으며, 각 버전의 크기가 약 9.7MB로 표시됩니다. 따라서 현재 파일 자체가 1.5GB인 것이 아니라 다수의 이전 버전이 누적되어 저장공간을 사용하고 있는 것으로 판단됩니다.

저장공간을 확보하기 위해 Version History 화면에서 "모든 버전 삭제(Delete All Versions)" 를 실행했으나 다음과 같은 오류가 발생하여 삭제할 수 없습니다.

이 항목의 버전에 보류 또는 보존 정책이 적용되므로 삭제할 수 없습니다.

현재 OneDrive의 1단계 휴지통 및 2단계 휴지통은 모두 비어 있는 상태입니다.

확인하고 싶은 사항은 다음과 같습니다.

1. Retention Policy 또는 Hold가 적용된 상태에서 사용자가 이전 파일 버전을 삭제할 수 있는 방법이 있는지 궁금합니다.
2. 현재 파일은 유지하면서 이전 버전만 삭제하여 OneDrive 저장공간을 확보할 수 있는 방법이 있는지 궁금합니다.
3. 일반 사용자 권한으로 해결할 수 없다면 Microsoft 365 관리자가 어떤 Retention Policy / eDiscovery Hold 설정을 확인하거나 변경해야 하는지 궁금합니다.
4. 보존 정책을 변경하거나 해제할 경우 기존에 누적된 버전들이 삭제되어 실제 OneDrive 저장공간이 회수되는지도 확인 부탁드립니다.
5. 향후 동일한 문제가 발생하지 않도록 파일 버전의 개수 또는 보존 기간을 제한할 수 있는 방법이 있는지도 궁금합니다.

현재 업무에 사용하는 최신 Excel 파일은 반드시 유지해야 하지만, 이전 버전 기록은 삭제되어도 괜찮습니다.

OneDrive 할당량이 100% 사용되어 현재 파일 변경사항을 정상적으로 저장하기 어려운 상태이므로 해결 방법을 안내해 주시면 감사하겠습니다.

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Hello,

I am using a corporate Microsoft 365 OneDrive account, and my OneDrive storage is currently 2 GB / 2 GB (100% full).

I checked Site Settings → Storage Metrics and found that a specific Excel file is consuming approximately 1.5 GB of storage.

However, the current Excel file itself is only approximately 9.7 MB.

When I checked the Version History, I found approximately 258 versions of the file, with each version showing a size of approximately 9.7 MB. Therefore, it appears that the 1.5 GB storage usage is caused by accumulated historical versions rather than the current file itself.

To free up storage, I attempted to use "Delete All Versions" from the Version History page. However, the operation fails with a message indicating that the versions cannot be deleted because a hold or retention policy is applied to the item.

Both the first-stage and second-stage Recycle Bins are currently empty.

I would like to know the following:

1. Is there a way to delete previous file versions when a Retention Policy or Hold is applied?
2. Is it possible to delete only the previous versions while keeping the current/latest Excel file?
3. If this cannot be resolved by an end user, which Retention Policy or eDiscovery Hold settings should our Microsoft 365 administrator check or modify?
4. If the applicable retention policy or hold is removed or modified, will the accumulated historical versions be deleted and the OneDrive storage space be reclaimed?
5. Is there a recommended way to limit the number or retention period of file versions to prevent this issue from occurring again?

The latest/current Excel file must be retained because it is actively used for work. However, the previous versions can be deleted.

Since the OneDrive quota is currently at 100%, I am having difficulty saving new changes. Any guidance on how to safely remove the historical versions and reclaim the storage space would be greatly appreciated.

Thank you.