elenco a discesa da file diverso

Buonasera

vorrei creare una finestra che si apra con un click in una determinata cella. la finestra dovrà contenere un elenco di frasi presente in un altro file.  scelgo la frase dall'elenco e questa viene inserita nella cella da cui ho aperto la finestra.

prima di crearla vorrei sapere se questo tipo di "collegamenti" tra file hanno dei limiti ad esempio: se i 2 file devono stare nella stessa cartella per funzionare. oppure mettiamo il caso che io ho selezionato una frase, questa è stata inserita nella cella, salvo e chiudo. poi devo inviare il file per email. se non invio il file contenente l'elenco, ovviamente non potò usare la finestra creata, ma le frasi che ho scelto in precedenza prima del salvataggio rimangono nella cella o no ?

grazie a tutti in anticipo!