¿cómo puedo usar OneDrive de manera más segura y organizada para no perder mis archivos ni que otras personas tengan acceso sin permiso, y además poder trabajar mejor en equipo?"

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Hola @FLOR YANELI MARTINEZ MARTINEZ,

Gracias por publicar tu pregunta en el foro de preguntas y respuestas de Microsoft.

Entiendo sus inquietudes sobre el uso seguro y eficiente de OneDrive. A continuación, se presentan algunas prácticas recomendadas para ayudarle a proteger sus archivos, mantenerlos organizados y colaborar eficazmente con su equipo:

Consejos de seguridad

1/ Habilite la autenticación multifactor (MFA): Añade una capa adicional de protección contra el acceso no autorizado. Como referencia:

• Configure el inicio de sesión de Microsoft 365 para la autenticación multifactor
• Inicie sesión en su cuenta profesional o educativa con la verificación en dos pasos

2/ Use contraseñas seguras y opciones de recuperación: Asegúrese de que las credenciales de su cuenta sean complejas y se actualicen periódicamente.

3/ Establezca la fecha de caducidad y las contraseñas para los enlaces: Al compartir archivos, utilice fechas de caducidad y proteja los enlaces con contraseña. Como referencia: Vídeo: Usar fechas de expiración y contraseñas

Consejos de organización

1/ Crea una estructura de carpetas clara: Organiza los archivos por proyecto o tema con subcarpetas para borradores, finales o fechas.

2/ Nomenclatura uniforme: Incluye el nombre del proyecto, la versión y la fecha en los nombres de los archivos para facilitar la búsqueda.

3/ Mantenimiento regular: Elimina periódicamente los archivos que no uses y archiva los documentos antiguos.

Consejos de colaboración

1/ Compartir con "Personas específicas" si desea enviar el enlace de forma más privada, con permisos para personas o grupos específicos. Evite "Cualquier persona con el enlace" para evitar el acceso no autorizado. Para obtener más información e instrucciones, consulte la Guía oficial de Microsoft aquí: Compartir archivos y carpetas de OneDrive

2/ Establezca permisos de forma inteligente: establezca el acceso predeterminado en "Ver"; otorgue "Editar" solo cuando sea necesario.

• Si es el propietario del archivo, puede dejar de compartir el archivo o carpeta.
• Si a alguien se le ha concedido acceso directo o tiene acceso a través de un vínculo de personas concretas, también puede cambiar los permisos de uso compartido entre la vista y la edición.
• Para obtener más información e instrucciones, siga la Guía oficial de Microsoft aquí: Dejar de compartir archivos o carpetas de OneDrive o SharePoint o cambiar los permisos

3/ Use Teams o SharePoint para trabajo en grupo: para los archivos que requieren actualizaciones frecuentes o acceso de todo el equipo, almacénelos en SharePoint o Teams para una mejor gestión. Para obtener más información e instrucciones, siga la Guía oficial de Microsoft aquí:: Colaborar con Teams, SharePoint y OneDrive

Espero que esta información te sea útil. Sigue estos pasos y dime si te funciona. Si no, podemos trabajar juntos para resolverlo.

Nota: Ten en cuenta que nuestra respuesta inicial no siempre resuelve el problema de inmediato. Sin embargo, puedes intentar una solución alternativa y compartir información más detallada para que podamos trabajar juntos para encontrarla.

Gracias por tu paciencia y comprensión. Si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos.

Espero tu respuesta.

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