Formatierung bestehender Dokumente in Word 2016 unter Windows 10 plötzlich falsch

Anonym
2021-05-14T16:56:03+00:00

Liebe Community,

ich habe im vergangenen Jahr zahlreiche Word-Dokumente (docx) erstellt und immer wieder mit und an diesen gearbeitet. Eines Tages war beim Öffnen der Dateien die Formatierung nicht mehr korrekt, alle Dateien, die ich öffnete, wiesen dieselben Formatierungsfehler auf. Z.B. erstreckten sich Texte/Linien über zwei Seiten statt lediglich über eine (Teile waren quasi auf die nachfolgende Seite verschoben), Textzeilen in Tabellen waren umgebrochen, welche zuvor in einer einzigen Zeile untergebracht waren (die Spaltenbreite blieb dabei unverändert), und Textzeilen wurden an anderen Stellen umgebrochen als zuvor. Nachdem ich herausgefunden hatte, was ich an der Formatierung ändern muss, damit ich jeweils den Originalzustand wieder erreiche, habe ich die Dateien eine nach der anderen in Ordnung gebracht. Das hat mich zusammen Tage gekostet. Vorgestern ist dasselbe wieder passiert.

Ich habe an den Dateien nichts geändert. Die "Normal.dotm" wurde lt. Win-Explorer auch nicht geändert (der Änderungszeitpunkt liegt weit vor der Zeit, als erwiesenermaßen noch alles in Ordnung war). Außerdem habe ich noch die pdf-Dateien, welche ich direkt in Word aus ebenjenen Word-Dateien erzeugt hatte, sodass ich diese zum Vergleich heranziehen kann. Wie man sich denken kann, möchte ich zukünftig nicht mehr mit diesem äußerst beunruhigenden Problem konfrontiert werden, wenn es sich vermeiden lässt. Daher habe ich nicht nur das Anliegen, die Formatierung mit möglichst wenig Aufwand wieder zu korrigieren, sondern auch den Grund dafür zu kennen, um dieses Problem in Zukunft zu vermeiden.

Erfolglos ausprobiert habe ich bereits die Methoden 1-3 und 6 (rtf und html) des Falles, dass sich die Datei noch öffnen lässt, auf https://docs.microsoft.com/de-de/office/troubleshoot/word/damaged-documents-in-word, außerdem die Reparaturfunktion (Systemsteuerung --> Programme --> Programme und Features --> Ändern --> Online-Reparatur) und Neuinstallation von Office sowie zweimal die Telefon-Hotline von Microsoft.

Vorgestern hatte ich eine ältere Vorgängerdatei (ebenfalls docx) der o.g. Word-Dateien geöffnet (und ohne zu speichern wieder geschlossen), unmittelbar bevor ich eine der o.g. Dateien öffnete und das Problem feststellte. Ich hatte höchstwahrscheinlich immer nur eine einzige Datei zum Zeitpunkt, also nie mehrere Dateien gleichzeitig, geöffnet. Daher hätte ich folgende Fragen:

  1. Ist es durch irgendwelche Einstellungen möglich, dass allein durch das Öffnen der erwähnten Vorgängerdatei irgendwelche Formatierungseinstellungen für alle übrigen Dateien übernommen wurden, z.B. falls in der einen Datei Formatvorlagen geändert wurden? Und falls ja,
  2. wie lässt sich das evtl. rückgängig machen bzw. wie lässt sich wohl herausfinden, was dann die Unterschiede zwischen den Formatvorlagen sind?
  3. Wodurch könnte solch ein Problem sonst hervorgerufen werden?
  4. Wie lässt sich dieses Problem in Zukunft am besten verhindern?
  5. Wie lassen sich die pdf-Dateien ggf. noch weiter als nur zum optischen Vergleich nutzen? Da ich keine unverfälschte Word-Datei besitze, wären weitere Informationen aus den pdfs zur Rekonstruktion der Formatierung sehr hilfreich, wie z.B. Schriftgröße und Zeichen- und Zeilenabstände.
  6. Da ich nicht weiß, ob die Länge und Stärke von Linien oder Zeilenabstände und/oder Schriftgrößen geändert wurden (die Verhältnisse stimmen nicht mehr, aber ich weiß aktuell nicht, was geändert wurde und was nicht): Wie wahrscheinlich wäre es wohl, dass Linien in der beschriebenen Art geändert wurden?

Ich bin für jede Hilfe dankbar.

Microsoft 365 und Office | Word | Für Zuhause | Windows

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Lisa Wilke-Thissen 90,800 Zuverlässigkeitspunkte Volunteer Moderator
2021-05-22T09:34:00+00:00

Hallo,

mit meinem Rat ganz zu Anfang ("Im vorliegenden Fall solltest du überprüfen, ob die in den Dokumenten verwendete Schriftart installiert ist"), lag ich also gar nicht so falsch. Zukünftig sollte ich allerdings direkt auch auf die Word-Option "Schriftarten ersetzen" verweisen und nachhaken.

Auf meinem Rechner ist Open Sans vom Typ OpenTyp mit 10 Schriftschnitten installiert. Daher habe ich gemutmaßt, dass dies auf deinen Rechnern auch der Fall ist...

Für Anwender*innen ist es natürlich irreführend, wenn unter Start | Schriftart die zugewiesene Schriftart angezeigt wird ohne jeglichen Hinweis, dass sie gar nicht installiert ist. Eine Warnung erscheint nur direkt beim Zuweisen eines nicht installierten Fonts - wenn man unter Datei | Schriftart z. B. einen Fantasie-Namen eintippt, Öffnet man das Schriftart-Dialogfeld und tippt dort einen Fantasie-Namen ein, erscheint leider wieder kein Warnhinweis.

Ich wünschte, Word würde - wie Publisher - sofort beim Öffnen eines Dokuments melden, wenn eine verwendete Schriftart nicht installiert ist.

(Wie Word und ggf. das Betriebssystem prüfen und nach welchen Kriterien eine Ersatz-Schriftart ausgewählt wird, ist ein Thema für sich, noch dazu sehr komplex.)

Eventuell hilfreiche Links zu Fonts:

Microsoft Typography documentation - Typography | Microsoft Docs

Cloud fonts in Office - Office Support (microsoft.com)

Fonts that are installed with Microsoft Office 2013 products - Office Support

https://www.vorlagenbauer.ch/fonts-nur-text

Viele Grüße

Lisa

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Lisa Wilke-Thissen 90,800 Zuverlässigkeitspunkte Volunteer Moderator
2021-05-21T06:06:06+00:00

Hallo,

"Das würde bedeuten, dass  +Textkörper und +Überschrift nutzlos wären, wenn es nicht das Konzept der Designs gäbe, weil alles andere die Schriftart von +Textkörper und +Überschrift nicht direkt abholt, sondern nur über Designs von der Schriftart für +Textkörper und +Überschrift 'erfährt'."

Richtig. Weist man seinem Text eine der beiden Design-Schriftarten zu, verwenden Word, PowerPoint, Excel etc. die Schriftart des aktuellen Designs. Entsprechend sind diese Schriftarten schnell austauschbar. (Gleiches gilt für die Design-Farben.)

Viele Grüße

Lisa

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Lisa Wilke-Thissen 90,800 Zuverlässigkeitspunkte Volunteer Moderator
2021-05-20T14:24:16+00:00

Hallo,

öffnet man unter "Start" in der Gruppe "Schriftart" die Liste der Schriftarten, finden sich darin als erstes zwei Schriftarten mit Zusatz "(Textkörper)" bzw. "(Überschriften)".

Klickt man unter "Start" in der Gruppe "Schriftart"** auf den kleinen Pfeil, um das Dialogfeld Schriftart zu öffnen, findet man dort in der Schriftarten-Liste die beiden Einträge "+Textkörper" sowie "+Überschriften".

Damit sind die beiden Schriftarten des aktuellen Designs gemeint. Hat man sie im Text verwendet und weist dem Dokument ein anderes Design zu oder wählt für das Dokument andere Design-Schriftarten (Entwurf | Dokumentformatierung | Schriftarten), werden diese Schriftarten ausgetauscht gegen die des anderen Designs.

Viele Grüße

Lisa

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Lisa Wilke-Thissen 90,800 Zuverlässigkeitspunkte Volunteer Moderator
2021-05-20T11:01:31+00:00

Hallo,

Designs (*.thmx) stehen programmübergreifend zur Verfügung (Access, Excel, PowerPoint, Word...). Zu einem Design gehören jeweils 2 Schriftarten, 12 Farben und bis zu 15 Effekte.

Wechselt man das Design (z. B. in Word über "Entwurf | Designs") für eine Datei, werden Schriftarten, Farben und Effekte ausgetauscht, aber nur dort, wo eine Design-Schriftart (z. B. Start | Schriftart | Schriftart | **+Textkörper) oder Design-Farbe (z. B. Start | Schriftart | Schriftfarbe | Designfarben) zugewiesen ist.

Viele Grüße

Lisa

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Antwort, die vom Frageautor angenommen wurde
Lisa Wilke-Thissen 90,800 Zuverlässigkeitspunkte Volunteer Moderator
2021-05-15T08:59:43+00:00

Hallo,

ich gehe davon aus, dass du zwischendurch online warst und zu Windows und/oder Office auch Updates oder Fixes installiert wurden. Je nach Drucker kann zudem ein Druckertreiber aktualisiert worden sein.

Öffnet man ein Dokument, wird es in der Druckvorschau so dargestellt, wie es mit dem aktuell geladenen Druckertreiber voraussichtlich gedruckt würde. Wählt man einen anderen Drucker, kann sich das direkt auf die Darstellung auswirken.

Da der endgültige Aufbau der Seiten aber erst während des Druckens erfolgt, kann das Ergebnis auf Papier im Detail von der Darstellung am Bildschirm abweichen.

Die Unterschiede sind allerdings umso geringer (und mit den neueren Word-Versionen nur noch marginal), je sauberer das Dokument erstellt und bearbeitet wurde. Wurden konsistent (per Formatvorlagen) wichtige Absatzformate zugewiesen, statt mit TabTab, LeerLeer, EnterEnter zu arbeiten, sind gravierende Unterschiede eventuell nur noch dann festzustellen, wenn ein Dokument viele Grafiken enthält.

Kontrolliere in deinen Dokumenten die Einstellungen unter "Datei | Optionen | Erweitert " bezüglich Layoutoptionen und Kompatibilitätsoptionen. Möglicherweise sind Optionen aktiviert oder auch nicht aktiviert, die gravierenden Einfluss auf das Layout haben. Beispielsweise enthielt Word 2016 die Option "Silbentrennung zwischen Seiten und Spalten zulassen" nicht von Beginn an, sie wurde erst später integriert.

Vermutlich ist deine Word-Version aber schon seit längerem auf aktuellem Stand, so dass sich für deine Dokumente zumindest in diesem Punkt nichts geändert hat.

(Übrigens gibt es keine Normal.docm, sondern nur eine Normal.dotm als globale Dokumentvorlage - sicher ein Tippfehler. Ansonsten hättest du eine falsche Datei kontrolliert.)

Viele Grüße

Lisa

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Lisa Wilke-Thissen 90,800 Zuverlässigkeitspunkte Volunteer Moderator
2021-05-14T17:57:08+00:00

Hallo,

bei Word handelt es sich um ein Textverarbeitungsprogramm, nicht um eine Satz- bzw. DTP-Software.

Darstellung und Druck eines jeden Word-Dokuments sind abhängig vom Druckertreiber, von der verwendeten und aktuell auch verfügbaren Schriftart, von der verwendeten Wordversion.

Im vorliegenden Fall solltest du überprüfen, ob die in den Dokumenten verwendete Schriftart installiert ist, ob der gleiche Drucker bzw. Druckertreiber verwendet wird, ob die verwendete Schriftart gemäß Druckeroptionen eventuell durch eine Druckerschriftart ersetzt werden soll...

Viele Grüße

Lisa

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  1. Anonym
    2021-05-19T15:39:05+00:00

    Hallo,

    ich habe weiter überprüft, hier die Zusammenfassung:      (Aktualisierte und abschließende Zusammenfassung siehe Beitrag vom 23.05.2021)

    Alle genannten Word-Dokumente befinden sich auf meinem Netzlaufwerk. Ich besitze das aktuelle Windows 10-Notebook und ein seltener benutztes Windows 8.1-Nobebook. Letzteres war aufgrund des selteneren Gebrauches seitens der Software bis gestern nicht überall auf dem neuesten Stand. Auf beiden ist derselbe Drucker als Standarddrucker eingestellt. Als ich gestern die genannten Word-Dokumente vom Win 8.1-Notebook aus geöffnet hatte, war die Formatierung zunächst völlig in Ordnung. Nachdem ich das Dokument bzw. Word auf dem Win 8.1-Notebook jedoch nach ein paar Stunden geschlossen und erneut geöffnet hatte, war das Ergebnis dasselbe wie auf dem Win 10-Notebook! Was ich aktiv in der Zwischenzeit getan hatte, war lediglich, Notepad++ zu aktualisieren. Abgesehen von einer automatischen Aktualisierung von Avira (Antischadsoftware) weiß ich nicht, was sonst noch aktualisiert wurde. Ich vermute aber, dass zumindest Win 8.1 und direkt oder indirekt auch Office aktualisiert wurde.

    Bevor ich das besagte Dokument aber geschlossen habe, habe ich die Gelegenheit genutzt, zahlreiche Formatierungen und Einstellungen dieses Dokumentes direkt mit einem identischen Dokument auf dem Win 10-Notebook zu vergleichen. Folgendes konnte ich dabei notieren:

    • Führt man den Mauszeiger im Word-Menü auf "Entwurf --> Designs", wird bei beiden "Aktuell: Larissa" angezeigt, dieses Design ist aber nirgends auswählbar und das Verzeichnis "%USERPROFILE%\Dokumente\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen" ist leer.
    • Die Schriften in der Tabelle der Kopfzeile des Dokumentes sind einschl. der "Schriftart --> Erweitert"-Einstellungen (also Abstände zwischen den Zeichen usw.) identisch.
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Erweitert --> Dokumentinhalt anzeigen" wird bei "Schriftarten ersetzen..." in Win 8.1 angezeigt, dass Open Sans durch Tahoma ersetzt wird, bei Win 10 erscheint lediglich die Meldung "Es müssen keine Schriftarten ersetzt werden. Alle im Dokument verwendeten Schriftarten sind vorhanden."
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Erweitert --> Drucken": "Drucken im Hintergrund" ist bei Win 8.1 nicht ausgewählt, bei Win 10 ist es ausgewählt.
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Erweitert --> Speichern": "Bestätigung vor dem Speichern von Normal.dot" ist bei Win 8.1 nicht ausgewählt, bei Win 10 ist es nach Entdecken des Problems ausgewählt.
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Erweitert --> Allgemein": "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen" ist bei Win 10 ausgewählt (vermutlich von mir erst nach Entdecken des Problems), bei Win 8.1 ist es nicht ausgewählt.
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Allgemein --> Benutzeroberflächenoptionen": Bei Win 10 existiert "Bei Verwendung mehrerer Anzeigen:" "Für optimales Aussehen optimieren" oder "Für Kompatibilität optimieren" (gesetzt ist aktuell "Für optimales Aussehen optimieren"), bei Win 8.1 existieren diese Optionen nicht.
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Allgemein --> Datenschutzeinstellungen --> Datenschutzeinstellungen": Bei Win 8.1 ist "Verbundene Erfahrungen --> Office soll Ihre Inhalte analysieren, um Ihnen Verbesserungen bereitzustellen" nicht aktiviert, bei Win 10 hingegen schon.
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Allgemein --> Startoptionen": "Einen Hinweis anzeigen, wenn Microsoft Word nicht das Standardprogramm zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten ist" ist bei Win 8.1 nicht aktiviert, bei Win 10 hingegen schon.
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Add-Ins" scheint alles identisch zu sein (habe lediglich nicht bei allen auf "Ändern" geklickt, um die Speicherpfade vollständig sehen zu können).
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Speichern" ist alles identisch.
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Dokumentprüfung --> Benutzerwörterbücher": Bei Win 8.1 existiert nur "Alle Sprachen: CUSTOM.DIC (Standard)" (dieses ist auch ausgewählt), bei Win 10 weitere sowie außerdem "Deutsch (Deutschland): default.dic" (alle sind auch ausgewählt).
    • In Word unter "Datei --> Optionen --> Trust Center --> Einstellungen für das Trust Center...", "Vertrauenswürdige Herausgeber": Bei Win 10 ist nichts eingetragen, bei Win 8.1 ein gültiges Zertifikat für Oracle Corporation (Ausgestellt von DigiCert Assured ID Code Signing CA-1) und ein ungültiges für Intel Wireless Display (Ausgestellt von Intel External Basic Issuing CA 3B).
    • Ansonsten scheint es keine weiteren erwähnenswerten Unterschiede in Word unter "Datei --> Optionen" zu geben.
    • Die Zeilen der Tabelle in der Kopfzeile des Dokumentes besitzen bei Win 8.1 jeweils die Höhe 0,42cm, bei Win 10 besitzen sie andere Höhen (welche sich wiederum voneinander unterscheiden). Die Spaltenbreite ist identisch (sie beträgt 10,3cm).
    • Die Linien scheinen, abgesehen vielleicht von ihrer Position (die ich nicht exakt bewerten kann), identisch zu sein (gleiche Werte bei Format- und Layout-Menüs).

    Obwohl sich die angezeigten Parameter der Schriftarten in der Tabelle (bestehend aus einer Spalte und zwei Zeilen, also insgesamt zwei Zellen) der Kopfzeile beim beschriebenen Vergleich nicht unterschieden haben, bricht Word den Text in einer Zeile der Tabelle jetzt um. Wenn ich den Abstand zwischen den Zeichen um 0,2pt verringere, reicht Word eine Zeile wieder aus, d.h. kein Umbruch mehr.

    Ich habe außerdem festgestellt, dass aktuell die Textbereiche der Schriftart Open Sans teilweise mit der Formatvorlage "Standard" verknüpft sind. "Standard" basiert auf "keiner Formatvorlage". Andere Formatvorlagen scheinen nicht verwendet zu werden. Wie dies zuvor war, weiß ich allerdings nicht, gehe aber davon aus, dass dies vorher identisch war.

    Kann es sein, dass durch irgendein Update Schriftarten geändert wurden? Gibt es bei den o.a. Punkten irgendetwas Verdächtiges oder diesbezüglich bekannte Problemkinder? Sollte ich bestimmte Dinge zukünftig vermeiden oder anders machen? Irgendeine Empfehlung, wie ich am besten vorgehe, um den ganzen Durcheinander wieder "rückgängig" zu machen, falls sich Schriftarten geändert haben oder falls Word aus irgendwelchen Gründen mit "falschen" Druckerparametern arbeitet?

    Viele Grüße

    ichbeans

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