Office Piktogramme für eigene Firmenprojekte // Nutzungsrechte?

Sehr geehrtes Microsoft-Team,

wir sind eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und nutzen Microsoft Office 365 im Rahmen unserer dienstlichen Tätigkeit.

Im Zuge der Erstellung von Informationsmaterialien, Karten und Beschilderungen möchten wir die in Microsoft Office 365 enthaltenen Piktogramme (Icons) verwenden. Vor der Nutzung möchten wir sicherstellen, dass die geplanten Verwendungszwecke mit den geltenden Lizenz- und Nutzungsbedingungen von Microsoft vereinbar sind.

Wir bitten Sie daher um eine schriftliche Auskunft zu den folgenden Anwendungsfällen:

1. Geplante Verwendungszwecke

• Interner Piktogramm-Katalog: Erstellung eines eigenen Katalogs, der sowohl Piktogramme aus Microsoft Office 365 als auch selbst erstellte Piktogramme enthält. Der Katalog soll ausschließlich im behördeninternen Intranet veröffentlicht und den Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden.
• Infografiken: Verwendung der Piktogramme in selbst erstellten Infografiken, die sowohl in gedruckten Publikationen als auch auf unserer eigenen Website veröffentlicht werden.
• Kartografie: Verwendung der Piktogramme als Symbole in selbst erstellten Karten und kartografischen Darstellungen.
• Beschilderung im öffentlichen Raum: Verwendung der Piktogramme als Symbole in Legenden auf Hinweisschildern im öffentlichen Raum.

2. Fragen zu den Nutzungsrechten

Wir bitten um Klärung der folgenden Punkte:

1. Sind die genannten Verwendungszwecke durch die für Microsoft Office 365 geltenden Lizenz- und Nutzungsbedingungen abgedeckt?
2. Dürfen die Piktogramme für die genannten Zwecke uneingeschränkt oder unter bestimmten Voraussetzungen verwendet werden, insbesondere auch in Veröffentlichungen außerhalb unserer Organisation, beispielsweise auf unserer Website, in Printprodukten und auf öffentlich zugänglichen Hinweisschildern?
3. Dürfen die Piktogramme bearbeitet, verändert, kombiniert oder in ihrer Gestaltung an unsere jeweiligen Anforderungen angepasst werden? Ist es beispielsweise zulässig, Farben, Größen, Proportionen oder einzelne Gestaltungselemente zu verändern?
4. Ist es zulässig, die Piktogramme zusammen mit eigenen, selbst erstellten Piktogrammen in einem einheitlichen Katalog oder Gestaltungssystem zusammenzuführen und diesen Katalog ausschließlich intern bereitzustellen?
5. Sind bei der Verwendung der Piktogramme Copyright-Vermerke, Quellenangaben, Lizenzhinweise oder sonstige Kennzeichnungen erforderlich? Falls ja, welche Angaben sind konkret notwendig und wo müssen diese angebracht werden?
6. Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Verwendung auf öffentlich zugänglichen Internetseiten, in gedruckten Veröffentlichungen oder auf Beschilderungen im öffentlichen Raum?
7. Gelten für die genannten Verwendungszwecke unterschiedliche Regelungen, beispielsweise abhängig von der verwendeten Office-Version, dem Microsoft-365-Abonnement oder der Art der Einbindung bzw. Weitergabe der Piktogramme?

Wir bitten Sie, bei Ihrer Antwort die für unseren Anwendungsfall maßgeblichen Lizenzbedingungen bzw. Vertragsbestimmungen zu benennen und uns gegebenenfalls auf die entsprechenden Abschnitte der Microsoft-Nutzungsbedingungen zu verweisen.

Sollten die genannten Verwendungszwecke nicht vollständig von den bestehenden Nutzungsrechten abgedeckt sein, bitten wir um Auskunft, ob hierfür eine gesonderte Genehmigung oder Lizenz erforderlich ist und an welche Stelle wir uns gegebenenfalls wenden können.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname] [Funktion / Organisationseinheit] [Name der Körperschaft des öffentlichen Rechts] [Kontaktdaten]