關於 Microsoft 365 / OneDrive 建立者離職後共用資料夾存取與擁有權設定之詢問

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您好 @Bryan，

這兩個問題都非常合理，而且您已經朝正確的方向思考，想改善目前的管理方式。

1. 是否可以在原建立者仍然有效的情況下，將 OneDrive 資料夾的「擁有者」或最高權限轉移給其他使用者？

坦白說，OneDrive 中的擁有權無法直接重新指派，即使原始建立者的帳戶仍然有效也是如此。

在 OneDrive 中，「擁有權」不只是權限等級，它還與檔案實際儲存的位置綁定。如果資料夾位於某位使用者的 OneDrive 中，那麼無論其他人被授予多少權限，該使用者仍然會是擁有者。

不過，您仍然可以透過實際的方法達到相同效果：

• 請資料夾擁有者授予您編輯權限。
• 接著，您可以將資料夾移動或複製到其他位置，例如其他使用者的 OneDrive、SharePoint／Teams 文件庫，或者下載內容後重新上傳到您自己的 OneDrive。
• 當資料夾被移動後，它就會屬於新的儲存位置，等同於建立了新的擁有者。

因此，雖然沒有「一鍵轉移擁有權」的功能，但仍有相對直接的方法可在需要時轉移控制權。

2. 是否有辦法確保，即使原始建立者之後的帳戶被刪除，其他同事仍然可以存取並管理共用資料夾？

是的，有辦法。但前提是必須事先規劃。關鍵在於將共用內容儲存在不依附於單一使用者的場所。

建議的做法如下：

• 將共用資料夾存放於 SharePoint 或 Microsoft Teams。
• 這些位置是由團隊或組織擁有，而不是個人。
• 即使原始建立者離開，公司中的檔案仍然可供存取。

如果在帳戶刪除前沒有進行任何處理：

• 帳戶刪除後，檔案仍會在短時間內保留（保留期間）。
• 之後，檔案將被永久移除。

這也是為什麼在初期設定上做一些小調整，往往會帶來很大的差異。

供您參考：管理 OneDrive 與 SharePoint 中的分享與權限 - Microsoft 支援服務

如果內容目前已經存放在 OneDrive 中，您仍然有不錯的選擇：

• 在帳戶被刪除之前，先將存取權授予其他管理者或同事。
• 將共用資料夾移轉到 SharePoint 或 Teams（建議做法），或移轉到其他使用者的 OneDrive。

Microsoft 也支援在移動檔案時保留既有的共用權限，這有助於避免對使用者造成影響。

您也可以透過啟用自動存取授權機制來強化整體流程，讓管理者在員工離職後仍能存取其檔案，同時延長保留期間，以爭取更多移轉時間。

我也建議您向 IT 系統管理員尋求協助，以便更順利完成此流程。

這些措施雖然不能完全取代資料移轉，但能提供緩衝空間並降低風險。 透過這樣的規劃，您既能保有 OneDrive 的彈性，也能確保重要的共用內容持續可供團隊存取與管理。

希望這些資訊對您有所幫助。如果您仍需要任何進一步的協助，或對上述內容有任何疑問，歡迎隨時留言。

再次感謝您提出這些問題！

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