Outlook TotalDeleteItemSize Full

(ข้อสงวนสิทธิ์: ข้อมูลนี้ได้รับการแปลโดยใช้เครื่องมือแปลอัตโนมัติ แม้เราจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำ แต่การแปลอาจไม่สามารถถ่ายทอดความหมาย บริบท หรือเจตนาของเนื้อหาต้นฉบับได้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์เสมอไป)

สวัสดีครับ Suttirak.K

จากภาพ ข้อมูลประมาณ 110 GB อยู่ใน DiscoveryHolds ส่วน Deletions ว่างอยู่ ข้อมูลนี้เป็นรายการที่ระบบเก็บรักษาไว้ใน Recoverable Items ไม่ใช่อีเมลในถังขยะทั่วไป จึงล้างออกด้วยการลบใน Outlook ตามปกติไม่ได้ครับ

แนะนำให้ดำเนินการดังนี้ครับ:

ให้ผู้ดูแล Microsoft 365 ตรวจสอบโควตาของ Recoverable Items รวมถึงนโยบายเก็บรักษาข้อมูล และ eDiscovery/Litigation Hold ที่ใช้กับกล่องจดหมาย ภาพนี้ยังบอกไม่ได้ว่านโยบายใดเป็นตัวเก็บข้อมูลไว้ครับ

หากยังจำเป็นต้องเก็บข้อมูล ให้ผู้ดูแลตรวจสอบว่าเปิด Online Archive แล้ว และนโยบาย MRM มี Recoverable Items 14 days move to archive จากนั้นเรียก Start-ManagedFolderAssistant เพื่อเริ่มประมวลผล วิธีนี้จะย้ายรายการที่เข้าเงื่อนไขไปยังพื้นที่เก็บถาวร แทนการลบทิ้งครับ

หากได้รับอนุมัติให้ลบถาวร ให้ผู้ดูแลทำตามขั้นตอนล้าง Recoverable Items สำหรับกล่องจดหมายที่มี Hold และคืนค่าการตั้งค่าเดิมเมื่อเสร็จ ไม่ควรปิด Hold เพียงเพื่อเพิ่มพื้นที่ เพราะข้อมูลที่เก็บไว้อาจถูกลบอย่างถาวรครับ