ฉันจะใช้แฟ้มร่วมกันได้อย่างไร

ใน Windows มีสองวิธีสำหรับการใช้แฟ้มร่วมกันโดยตรงจากคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถใช้แฟ้มร่วมกันจากโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือโฟลเดอร์สาธารณะ ทั้งสองวิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถใช้แฟ้มหรือโฟลเดอร์ร่วมกับบุคคลอื่น โดยใช้คอมพิวเตอร์อื่นบนเครือข่ายเดียวกัน วิธีที่คุณเลือกเพื่อใช้แฟ้มร่วมกับบุคคลอื่นนั้น ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่คุณต้องการเก็บแฟ้มที่ใช้ร่วมกัน คุณต้องการใช้ข้อมูลร่วมกับใครบ้าง และคุณต้องการควบคุมแฟ้มมากเพียงใด

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้แฟ้มร่วมกันจากตำแหน่งปัจจุบัน โดยไม่คัดลอกไปยังตำแหน่งอื่น เมื่อใช้วิธีนี้ คุณสามารถเลือกบุคคลที่ต้องการใช้แฟ้มร่วมกันได้ โดยไม่คำนึงว่าจะใช้คอมพิวเตอร์เครื่องนี้หรือเครื่องอื่นบนเครือข่าย

1.    ค้นหาโฟลเดอร์ที่มีแฟ้มที่คุณต้องการใช้ร่วมกัน

2.    คลิกแฟ้มหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการใช้ร่วมกัน จากนั้นคลิก Share บนแถบเครื่องมือ

3.    ในกล่องโต้ตอบ File Sharing ให้เลือกดำเนินการดังต่อไปนี้:

·         พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการใช้แฟ้มร่วมกัน จากนั้นคลิก Add

·         ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่ในโดเมน ให้คลิกลูกศรไปทางขวาของกล่องข้อความ จากนั้นคลิก Find พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการใช้แฟ้มร่วมกัน คลิก Check Names และคลิก OK

·         ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่ในโดเมน ให้คลิกลูกศรทางขวาของกล่องข้อความ คลิก Everyone เพื่อใช้แฟ้มร่วมกับทุกคนบนเครือข่าย จากนั้นคลิก Add

·         ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่ในเวิร์กกรุ๊ป ให้คลิกลูกศรทางขวาของกล่องข้อความ คลิกชื่อบุคคลในรายการ จากนั้นคลิก Add

·         ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่ในเวิร์กกรุ๊ป และคุณไม่เห็นชื่อของบุคคลที่คุณต้องการใช้แฟ้มร่วมกันในรายการ ให้คลิกลูกศรทางขวาของกล่องข้อความ จากนั้นคลิก Create a new user เพื่อสร้างบัญชีผู้ใช้ใหม่ คุณจึงจะสามารถใช้แฟ้มร่วมกับบุคคลดังกล่าวโดยใช้บัญชีนี้

ชื่อของบุคคลหรือกลุ่มที่คุณเลือกจะปรากฏในรายการบุคคลที่คุณต้องการใช้แฟ้มร่วมกัน

หมายเหตุ

ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่ในเวิร์กกรุ๊ป คุณจะมีตัวเลือกสำหรับเปิดหรือปิดการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ถ้าการป้องกันด้วยรหัสผ่านเปิดใช้งานอยู่ บุคคลที่คุณใช้ข้อมูลร่วมกันจะต้องมีบัญชีผู้ใช้และรหัสผ่านในคอมพิวเตอร์ของคุณ จึงจะสามารถเข้าถึงแฟ้มและโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน คุณสามารถเปิดหรือปิดการป้องกันด้วยรหัสผ่านในศูนย์เครือข่ายและการใช้ร่วมกัน

4.    ใต้ ระดับสิทธิ์ ให้คลิกลูกศรถัดจากแต่ละบุคคลหรือกลุ่ม และเลือกสิทธิ์การใช้ร่วมกัน:

·         ผู้อ่านสามารถดูแฟ้มที่ใช้ร่วมกัน แต่ไม่สามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบแฟ้ม

·         ผู้สนับสนุนสามารถดูหรือเพิ่มแฟ้มที่ใช้ร่วมกัน แต่สามารถแก้ไขหรือลบแฟ้มที่ตนเองเป็นผู้ให้ข้อมูลไว้เท่านั้น

·         เจ้าของร่วมสามารถดู เพิ่ม แก้ไข หรือลบแฟ้มที่ใช้ร่วมกันได้

หมายเหตุ

ถ้าคุณใช้แฟ้มร่วมกัน ไม่ได้ใช้โฟลเดอร์ร่วมกัน จะไม่มีตัวเลือกสำหรับตั้งค่าระดับสิทธิ์เป็นผู้ให้การสนับสนุน

5.    เมื่อคุณเลือกบุคคลหรือกลุ่มที่ต้องการใช้แฟ้มร่วมกันเสร็จแล้ว ให้คลิก Share  ถ้าระบบแจ้งให้คุณป้อนรหัสผ่านของผู้ดูแลระบบ หรือให้ยืนยัน ให้พิมพ์รหัสผ่านหรือระบุข้อมูลการยืนยัน

6.    หลังจากที่คุณได้รับการยืนยันว่าโฟลเดอร์มีการใช้งานร่วมกันแล้ว คุณควรส่งข้อมูลการเชื่อมโยงไปยังแฟ้มที่ใช้ร่วมกันให้กับบุคคลที่เลือกไว้ เพื่อให้ทราบว่าแฟ้มมีการใช้งานร่วมกันแล้ว รวมถึงวิธีการเข้าถึงแฟ้มเหล่านั้นด้วย เลือกดำเนินการต่อไปนี้:

·         คลิก e‑mail เพื่อเปิดข้อความอีเมลของ Windows Mail ที่มีการเชื่อมโยงไปยังแฟ้มที่ใช้ร่วมกันโดยอัตโนมัติ

·         คลิก copy เพื่อคัดลอกการเชื่อมโยงที่ปรากฏบนหน้าจอนี้ไปยัง Windows Clipboard โดยอัตโนมัติ จากนั้น เปิดข้อความอีเมลใหม่ และวางการเชื่อมโยงไว้ในข้อความ

·         คัดลอกและวางการเชื่อมโยงที่ปรากฏบนหน้าจอนี้ในข้อความอีเมลด้วยตนเอง คลิกขวาที่การเชื่อมโยง และคลิก Copy Link จากนั้น เปิดข้อความอีเมลใหม่ และวางการเชื่อมโยงไว้ในข้อความ คุณต้องดำเนินการนี้ ถ้าไม่ได้ใช้ Windows Mail เป็นโปรแกรมอีเมล

หมายเหตุ

ถ้าคุณเปลี่ยนชื่อของแฟ้มหรือโฟลเดอร์หลังจากที่ใช้ข้อมูลร่วมกับบุคคลอื่นแล้ว การเชื่อมโยงก่อนหน้านี้ที่ส่งให้กับผู้ใช้จะใช้งานไม่ได้ คุณควรส่งการเชื่อมโยงไปยังตำแหน่งที่ตั้งใหม่แทน วิธีที่ง่ายสำหรับการรับข้อมูลการเชื่อมโยงนี้ คือใช้แฟ้มหรือโฟลเดอร์ร่วมกัน โดยทำตามขั้นตอนก่อนหน้า

7.    ถ้าคุณไม่ต้องการส่งข้อความอีเมลไปยังบุคคลที่ใช้งานร่วมกันให้คลิก Done ซึ่งจะทำให้ไม่พบแฟ้มที่ใช้ร่วมกัน แต่คุณยังสามารถให้ตำแหน่งที่ตั้งของเครือข่ายสำหรับแฟ้มนี้ได้

เมื่อคุณใช้แฟ้มร่วมกันจากโฟลเดอร์สาธารณะ คุณไม่ต้องเลือกบุคคลที่จะกำหนดให้ใช้ร่วมกัน ทุกคนที่มีบัญชีผู้ใช้ในคอมพิวเตอร์นี้สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์สาธารณะ แต่คุณต้องเลือกว่าจะให้สิทธิ์เข้าถึงแก่บุคคลในเครือข่ายของคุณหรือไม่ คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงแก่ทุกคน หรือไม่ให้สิทธิ์เข้าถึงแก่ทุกคนในเครือข่าย

ถ้าคุณไม่ได้อยู่ในโดเมน คุณสามารถเปิดการใช้งานร่วมกันแบบป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ การทำเช่นนี้จะจำกัดการเข้าถึงเครือข่ายสำหรับโฟลเดอร์สาธารณะไว้เฉพาะบุคคลที่มีบัญชีผู้ใช้และรหัสผ่านในคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น ตามค่าเริ่มต้น การเข้าถึงเครือข่ายสำหรับโฟลเดอร์สาธารณะจะถูกปิดไว้ ยกเว้นกรณีที่คุณเปิดใช้งาน

เมื่อต้องการใช้แฟ้มร่วมกันจากโฟลเดอร์สาธารณะ:

·         คัดลอกหรือย้ายแฟ้มที่ต้องการใช้ร่วมกันไปยังโฟลเดอร์สาธารณะหรือโฟลเดอร์ย่อย เช่น เอกสารสาธารณะหรือเพลงสาธารณะ

แฟ้มของคุณในโฟลเดอร์สาธารณะจะสามารถใช้ร่วมกับบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์สาธารณะ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุมการเข้าถึงโฟลเดอร์สาธารณะ และการกำหนดวิธีที่บุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูล โปรดดูที่ การใช้แฟ้มร่วมกันสำหรับโฟลเดอร์สาธารณะ