samenvoegen excel - Word

Even uit m'n hoofd, want ik heb geen databestand om het helemaal uit te werken en te controleren.

Plaast in de koptekst de volgende formule (de accolades maak je met Ctrl F9).

{ SET Wijk { MERGEFIELD Wijkcode} }

Dit drukt niet af en is straks zelfs niet zichtbaar in de koptekst. Hiermee plaats je de wijkcode in de variabele "Wijk". Je kunt het zichtbaar maken door in de koptekst te dubbelklikken en Ctrl a te doen (Select All) en op Shift F9 te drukken.

Verder zet je in de koptekst ook: Wijknummer: { MERGEFIELD Wijkcode}, waarschijnlijk in een iets groter en vet lettertype. Misschien ook met een Extra Enter of twee er onder.

In je mailmerge routine aan het begin van je reeks adressen plaats je de volgende formule:

{ IF Wijk = { MERGEFIELD Wijkcode} "hier plaats je de riedel voor de adressenlijst" "<voeg hier met Ctrl Enter een pagina einde in>" }

Gebruik de aanhalingstekens.

Let op, dat pagina einde zorgt er voor dat de formule gesplitst op 2 blz. zal staan en je hoofddocument uit twee blz. zal bestaan. Geen probleem, want dat pagina einde wordt bij het Samenvoegen alleen ingezet als er een nieuwe pagina nodig is vanwege een nieuwe wijkcode.

Deze formule controleert of Mergefield Wijkcode van de huidige record gelijk is aan de in de variabele "Wijk" opgeslagen wijkcode. Zo ja dan drukt hij het adres af. Zo nee, dan geeft hij een nieuwe pagina. Die nieuwe pagina begint met een koptekst, waarin als eerste de variabele "Wijk" met het herhaalde SET commando wordt geupdate met de Wijkcode van het huidige record. Je leest hem zo: Als de variabele Wijk is gelijk aan { Mergefield Wijkcode } dan "plaats de adressen riedel", anders "maak een nieuwe blz aan".

Er is een kans (omdat ik het hier niet wil zitten testen met zelf aangemaakt data en een Mailmerge document) dat dit niet goed werkt. Dat er bijv. telkens bij het springen naar een nieuwe wijk/pagina een record wordt overgeslagen of dubbel wordt afgedrukt (einde van 1 pagina en begin volgend pagina). Met enige creativiteit is dit op te lossen. Je moet even begrijpen wat Word n.a.v. die formule doet. Het invoegen van je "riedel" voor het pagina einde in het tweede deel van de IF formule VOOR het pagina einde lost een overgeslagen record op. Het invoegen van { NEXT } net voor het pagina einde lost een dubbele record op.

David

Als eerste wil ik even vermelden dat ik met MAC-versie werk.

Ik ben met je antwoord aan de slag gegaan. Maar iets doe ik niet goed want met de wijziging van de wijknaam springt hij niet naar de volgende pagina.

Wel komt er een lege regel.

Het hoofddocument is wel in tweeen gesplitst.

Op bijgevoegde afbeelding staan de laatste regels van blad 1. Blad 2 geeft gewoon wijk 0101 aan.

Ook heb ik er een schermafdruk van mijn hoofddocument bijgedaan.

BLZ 1

blz 2

Je IF formule heeft geen "ELSE" gedeelte. De synax is {IF voorwaarde = ... "Then" "Else" }. De Then en Else clausules staan tussen aanhalingstekens, jij hebt maar 1 set aanhalingstekens. Daarmee heb je alleen het eerste deel van de formule dat de adressen van wijkcode 1 afdrukt, het tweede deel (met het pagina einde) staat er niet (heb je niet?). Lees nog eens goed mijn voorgestelde formule en beschrijving.

Zo gauw de wijkcode in de variabele Wijk veranderd, geeft de IF formule "onwaar" aan en zoekt naar de ELSE, als die er niet is, gaat hij gewoon door en krijg je precies wat je beschrijft.

David

Dankjewel voor de snelle reactie.

Ik ben weer een stapje verder.....

Bij een nieuwe kode komt er wel een nieuwe pagina maar in de koptekst blijft de wijk hetzelfde.

Riet

En je hebt wel een Mergefield ingevoegd voor het plaatsen van het nieuwe wijk nummer in de koptekst?

Het is mogelijk (zelfs waarschijnlijk) dat dit veld in de koptekst niet bijgewerkt wordt tot je samenvoegt naar document. Het is vrijwel zeker dat dit veld niet bijgewerkt wordt wanneer je gewoon in je Samenvoegdoc aan het werken bent.

Kijk verder even na:

Dat bij Pagina instellingen de optie "Eerste pagina afwijkend" niet AANgevinkt staat.

Dat bij Bestand / Opties en daar bij Weergave de optie "Velden bijwerken voor afdrukken" AANgevinkt staat.

Als het goed is zal het veld (zeker bij het goed instellen van die laatste optie) wanneer je afdrukt naar documenten, of afdrukt naar printer, wel goed komt. M.a.w.: het is normaal dat je bij het werken aan het Samenvoeg document de resultaten van velden in de koptekst niet goed te zien krijgt. Zelfs de adressenlijst zelf wordt om zeep geholpen op het moment dat je Ctrl a (alles selecteren) en F9 doet. Eigenlijk kan dat ook fout lopen met ingewikkelde IF formules. Om het echt te testen moet je Samenvoegen naar documenten en DAT bekijken.

David