SharePointに格納されている膨大なファイルから特定のファイルを効率良く検索する方法

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こんにちは @日松　徹,

大規模な SharePoint Online 環境では、ファイル名やフォルダー構造だけに頼るのではなく、メタデータ、Microsoft Purview の機密ラベル、およびコンテンツ検索を組み合わせることが、最も効果的で監査しやすいアプローチです。Microsoft は、SharePoint や OneDrive を含む Microsoft 365 ワークロード全体で機密情報を識別、保護、および検出するために、機密ラベルと Purview ベースの分類を推奨しています。

参考までに

SharePoint および OneDrive でファイルの秘密度ラベルを有効にする

秘密度ラベルの詳細

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SharePoint で検索精度を上げるのに一番適切な対処は、メタデータの付加です。

ライブラリやリストのアイテムにメタデータ列（エンタープライズ キーワード、マネージド用語）を追加して、そのメタデータでの検索を行うことで精度の高い検索が可能になります。

• 管理されたメタデータの概要 - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn

また検索の際に自然言語でキーワードを設定するのではなく、KQL を使用して厳密な検索を行うことも対処方法として有効でしょう。

• SharePoint で検索クエリを作成する | Microsoft Learn
• キーワード照会言語 (KeyQL) 構文リファレンス | Microsoft Learn