Outlookに届いたメールをTeamsのアクティビティとして通知を受けたい

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拝啓 @首藤 宇京

Outlookのメール通知をMicrosoft Teamsのアクティビティにも表示させたいとのことですね。

現在、Microsoft Teamsには、受信したOutlookメールをTeamsのアクティビティフィードに自動的に表示するネイティブ機能はありません。OutlookとTeamsの通知は別々に管理されているため、Outlookのメールボックスに届いたメールは、デフォルトではTeamsのアクティビティ通知を直接トリガーしません。

ただし、Power Automateを使用すれば、同様の結果を得ることができます。Power Automateでは、Outlookメールボックスに新しいメールが届いたときにトリガーされるフローを作成し、Microsoft Teamsに通知を送信したり、メッセージを投稿したりできます。通知は、Teamsチャットまたは特定のチャネルに送信するように設定できます。多くのユーザーは、通知が過剰にならないように、優先度の高いメールや特定の送信者からのメールのみを通知するなど、フローにフィルターを適用しています。

手順1：トリガーの作成

Power Automateで、[+作成]をクリックし、[自動クラウドフロー]を選択します。Outlookコネクタから[新しいメールが届いたとき (V3)]を検索して選択します: メールのプロパティに基づいてクラウド フローをトリガーする

ステップ2. Teamsアクションを追加する

[+ 新しいステップ]をクリックし、[Microsoft Teams]を検索します。以下のいずれかのアクションを選択します。チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する > インタラクティブな通知が必要な場合は、[アダプティブカードを投稿して応答を待つ]。

会話IDを取得するには、Teamsでチャットに直接アクセスし、[その他のチャットオプション] (...) > [リンクをコピー]を選択して、そこからIDを取得します。例：

ステップ3：保存とテスト

フローを保存し、テストメールを送信してTeams通知が正しく機能することを確認してください。

弊社のサポートは主にOffice 365製品を対象としているため、この機能はMicrosoft Power Automateに関連するものであり、弊社の専門分野ではありません。より正確で専門的なサポートを受け、誤ったガイダンスを避けるため、Microsoft Power Automateコミュニティに質問を投稿することをお勧めします。コミュニティの専門家は自動化シナリオに特化しており、お客様のニーズに最適なフローの設計をお手伝いできます。

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注：このスレッドに関するメール通知を受け取りたい場合は、「ドキュメント」に記載されている手順に従ってメール通知を有効にしてください。 

Teams のアクティビティは Teams 内の投稿などにしか反応しないので、まずはメールが届くと Teams に何らかの投稿があるようにしないとダメですね。具体的な要件や運用、用途次第ですが、以下のような方法は考えられます。

メッセージを投稿したいチームのチャネルで、チャネルのメールアドレスを取得します。

このメールアドレスに届いたメッセージは自動的にチャネルに投稿されるので、以下のいずれかの方法でこのメールアドレスにメールが届くようにします。

• やり取りしているメールスレッドの宛先にチャネルのアドレスを含める
• 仕分けルールやその他の方法で、届いたメッセージをチャネルのアドレスにも転送する

通知をする為に投稿などでメンションで書き込むという事ですね。

そして、Teamsがアクティブでない場合はメールで通知ですね。

同一メールに対して、受信したメール、投稿、アクティビティ、状況によってはメール通知と3～4重に表示はPowerAutomateを利用すれば可能です。

但し、クラウドフローはクラウド側での動作ですのでリアルタイムでは動作しません。

(5分程度は遅れるでしょう。)

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