sharepointでのドキュメント管理でのベストプラクティスを知りたいです。

Question

sharepointでのドキュメント管理でのベストプラクティスを知りたいです。

大矢恭輔 60

現在ドキュメント管理をsharepointに移行しようと思っています。

現時点で30万ファイル以上を保持している第2階層フォルダが複数存在しており、これらのフォルダについてはこの後の削除作業を行ったとしても30万件以下になる望みは薄そうです。

これに対して対応案を検討しています。1つのフォルダを3-4つに分割してライブラリを分ける、という案はありますが、これまで1つのシステムとして、1つのフォルダで利用していたものが、分割されると使い勝手が悪くなると考えており採用したい案ではないのが正直なところです。

最大でも、現時点で1フォルダ100万件以下なので、上限値の3000万件よりは大きく下回っているので、30万件という推奨値を無視して利用する、という案もありかなとも考えています。しかし、検索・閲覧の性能劣化の可能性が一番の懸念です。

そこでご相談なのですが、ほかに取りうる案やベストプラクティスの提案をお願いしたいです。

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質問作成者が受け入れた回答

Hebikuzure aka Murachi Akira 335.4K MVP ボランティアモデレーター

非常に多数のファイルを SharePoint に保存されているようですが、それらのファイルはすべて Hot なストレージに保存する必要があるのでしょうか？

法定の理由などで長期保存するだけのファイルが多数ある場合、それらは Hot な SharePoint サイトで保存するのではなく、Microsoft 365 アーカイブを利用してアーカイブすることも検討してください。それにより Hot なファイル数を減らすことができれば、パフォーマンスの問題の改善にもなるでしょう。

Microsoft 365 アーカイブの概要 - Microsoft 365 Archive | Microsoft Learn

Microsoft 365 アーカイブを管理する - Microsoft 365 Archive | Microsoft Learn

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お客様の回答

Answer 1

こんにちは @大矢恭輔

この返信は自動翻訳されたものです。そのため、文法的な誤りや不自然な表現が含まれている場合があります。

Microsoft Q&Aフォーラムにご質問を投稿いただき、ありがとうございます。

Microsoft のドキュメントSharePoint の制限 - Service Descriptions | Microsoft Learnによると、SharePoint は 1 つのリストまたはライブラリにつき最大 3,000 万件のアイテムをサポートしています。ただし、適切なインデックスやフィルターが設定されていない状態でビューが 30 万件以上のアイテムを読み込もうとすると、パフォーマンスが大幅に低下する可能性があります。最適なパフォーマンスを維持し、スロットリングを回避するためには、ビューの対象アイテム数をこの閾値よりも十分に少なく保つことが推奨されます。

大量のデータセットを効率的に管理するには、インデックス付き列やフィルター付きビューを活用してデータを制御し、パフォーマンスを向上させることが重要です。詳細はすべてのバージョンの SharePoint のリストビューしきい値制限の操作 - Microsoft サポート。

5,000 件を超えると SharePoint のリストやライブラリが機能しなくなる」という誤解がよくありますが、これは事実ではありません。SharePoint は 5,001 件から最大 3,000 万件までのアイテムを含むリストやライブラリを完全にサポートしています。詳しくはLiving Large with Large Lists and Large Libraries | Microsoft Learnをご確認ください。

お役に立てれば幸いです。

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