TeamsでのForms連携したExcelの閲覧制御

こんにちは、

お問い合わせいただきありがとうございます、

フォームにリンクされたExcelファイルのさまざまな部分をTeamsのさまざまなチームと共有したいことを理解しています。私はあなたを助けるかもしれないいくつかの可能な解決策を見つけました。

これを実現する 1 つの方法は、Teams で Power Automate アプリを使用することです。Power Automate は、ワークフローを作成し、さまざまなアプリやサービス間でタスクを自動化できるツールです。Power Automate を使用して、新しい応答がフォームに送信されたときにトリガーされ、チーム名に基づいて応答をフィルター処理し、最後にフィルター処理された応答でチームごとに個別の Excel ファイルを更新するフローを作成できます。その後、Excel ファイルを Teams のそれぞれのチームと共有できます。

Power Automate を使用してフローを作成するには、次の手順に従います。

• Teams で、[アプリ] セクションに移動し、「Power Automate 」を検索します。アプリをインストールし、Microsoft アカウントでサインインします。
• Power Automate で、[フロー] タブに移動し、[空白から作成] をクリックします。フローの種類として [自動クラウド フロー] を選択します。
• フローに名前を付け、[新しい応答が送信されたとき] をトリガーとして選択します。リストからフォームを選択し、[作成] をクリックします。
• 新しいステップを追加し、 [応答の詳細の取得] を検索します。動的コンテンツからフォームと応答 ID を選択します。
• 別のステップを追加し、フィルター配列を検索します。[開始] フィールドに、式 'body('Get_response_details') を入力します。['r']'.[値の選択] フィールドで、動的コンテンツから [チーム名] を選択します。[工程の選択] フィールドで、[次の値と等しい] を選択します。[値を入力] フィールドに、いずれかのチームの名前を入力します (例: チーム A)。
• 別のステップを追加し、Excel Online (ビジネス) を検索します。アクションとして [行の更新] を選択します。ドロップダウンメニューからExcelファイルの場所、ドキュメントライブラリ、ファイル、およびテーブルを選択します。キー列 フィールドに ID と入力します。[キー値] フィールドで、動的コンテンツから [応答 ID] を選択します。Excelファイルの他の列を、動的コンテンツの対応するフィールド(名前、電子メールなど)にマップします。
• チームごとに手順 5 と 6 を繰り返し、それに応じてフィルター値と Excel ファイルを変更します。
• フローを保存し、フォームに新しい応答を送信してテストします。

これを実現する別の方法は、OneDriveのExcel用フォーム機能を使用することです。Excel 用フォームは、OneDrive に格納されている Excel ブックにリンクされたフォームを作成できる機能です。Excel 用フォームを使用して、Excel ブック内の回答を収集するフォームを作成し、Excel の組み込み機能を使用してデータのフィルター処理、並べ替え、または分析を行うことができます。また、Teams のさまざまなチームとブックを共有し、表示のみのアクセス権を付与することもできます。

Excel 用フォームを使用してフォームを作成するには、次の手順に従います。

• OneDrive で、新しい Excel ブックを作成するか、既存のブックを開きます。 -[新しいフォーム>>フォームを挿入]または[新しいクイズ]をクリックします。
• 新しいタブが開き、フォームやクイズをデザインできる Microsoft フォームが表示されます。必要に応じて、質問、オプション、設定、テーマを追加します。
• 完了したら、[Microsoft フォームで共有] をクリックし、リンクをコピーしてフォームまたはクイズを他のユーザーと共有します。
• OneDrive の Excel ブックに戻り、[フォーム] タブの [最新の情報に更新] をクリックして、受信した応答を確認します。 -Excelの機能を使用して、必要に応じてデータをフィルタリング、並べ替え、または分析します。
• [OneDrive で共有] をクリックし、アプリとして [チーム] を選択して、Teams のさまざまなチームとブックを共有します。共有するチームとチャネルを選択し、[共有]をクリックします。アクセス許可レベルが表示専用に設定されていることを確認します。

これがお役に立てば幸いです。

よろしく ソラ

この回答は自動翻訳されています。文法や表現の誤りが発生した場合はご容赦ください。

Forms のフォームは Teams のチームと同様、Microsoft 365 グループに紐づけることができます。

Teams または SharePoint Online からフォームを作成すると、作成したチーム（サイト）の Microsoft 365 グループに属するフォームが作成されます。そのため『チームB内のチャネルに、チームAで作成した回答用Formsの設置ができない（選択肢に出てこない）』という動作になります。

異なるチームで同じフォームを使用する方法ですが、フォームは個人所有のフォームとして作成することもできるので、個人所有のフォームを作成、必要なチーム（グループ）を共同作業者として追加します。

その上でフォームを設置したいチームにフォームをタブとして追加、という手順で可能になるでしょう。

ただしこのままではどのチームからでもすべてのチームの回答が閲覧できます。単に自分のチームの回答だけ見れれば良い（他のチームの回答へのアクセスは可能だが、非表示になっていれば良い）ということなら Excel のフィルターで何とかなるかもしれません。

他のチームの回答にアクセスできないようにするということであれば、このやり方だとちょっと難しいですね。その場合は設置するチームのグループを共同作業者に追加せず、作成者が各チームのメンバーになってフォームを設置、作成者しか見れない回答の Excel から各チームの回答閲覧用の Excel に転記（またはデータ取得）という方法になるでしょう。

最後の所は

• Power Automate を使って転記する
• 元の回答集計 Excel を（適切なアクセス権を構成の上）データソースにして、Power Query で必用なデータだけ取得する

の２つの方法があると思います。後者の場合、データを取得する（表示用の）Excel ブックの利用者（厳密にはクエリの実行ユーザー）に元ブックへのアクセス権が必要になりますので、厳密にはすべての回答を見ようと思えば見えるということになります。前者であればフローをフォーム作成者の権限で実行すればよいので、元データは他の人から見られません。

ありがとうございます！

少し、Power Automate検証してみます。