非アクティブなメールボックスを作成する際の注意点

いつも Office 365 をご利用いただきありがとうございます。

Office 365 サポートには、退職者のメールを一定の期間、Office 365 上に保持する方法についてお問い合わせをいただくことがあります。その際には以下の公開情報にある非アクティブなメールボックスによる保持をご案内しています。

Title : Exchange Online の非アクティブなメールボックスを管理する

URL : https://support.office.com/ja-jp/article/296a02bd-ebde-4022-900e-547acf38ddd7

メールボックスを非アクティブにするには、次の2つの手順が必要となります。

1. メールボックスに訴訟ホールドまたはOffice 365 アイテム保持ポリシー等の保持設定を適用する。
2. メールボックスまたは対応するOffice 365 ユーザー アカウントを削除する。 ※ 詳細な手順については、上記のURLからご確認ください。

この時、２の手順で、ユーザー アカウントは削除を行う必要があり、Office 365 管理センターから該当ユーザーのライセンスを外す操作だけでは、非アクティブなメールボックスにはならない点にご注意ください。

ユーザーを削除せず、ライセンスを外す操作だけを行った場合は、メールボックスがアクティブな状態で残るので、以下のような影響が発生します。

・　該当ユーザーのメールアドレス宛のメールが継続して受信可能となる

・ フルアクセス権がある他のユーザーが、継続してメールボックスへアクセスできる

・ 代理送信権限がある他のユーザーが、継続して該当ユーザーとしてメールの代理送信をすることができる

この他にも想定されていない影響がでる可能性がありますので、操作の際にはご注意いただきますようお願いいたします。なお、ユーザー削除後は付与されていたライセンスは解放されるため、別のユーザーへ付与していただくことができます。

＜参考情報＞

Title : Office 365 の非アクティブなメールボックスの概要

URL : https://support.office.com/ja-jp/article/1fbd74e8-7a60-4157-afe8-fe79f05d2038

引き続き Office 365 をよろしくお願いいたします。

日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365 サポート