Come automatizzare outlook

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Ciao @MatteoAltamura-2459,

Grazie per aver contattato il forum Microsoft Q&A.

Ho capito che desideri che Outlook sposti automaticamente le e-mail nella cartella Archivio una volta che la Posta in arrivo raggiunge un certo numero di messaggi, ad esempio 12.

Outlook non supporta questo tipo di regola. Le regole della Posta in arrivo, sia nel nuovo Outlook sia in Outlook sul Web, vengono applicate per ogni messaggio in arrivo e non possono tenere traccia di un conteggio progressivo come “dopo 12 e-mail, sposta le restanti”.

Tuttavia, esistono alcune opzioni affidabili che possono offrire un’automazione simile nel nuovo Outlook per Windows.

Opzione A: Usar****e Spazzare per conservare solo i messaggi più recenti (per mittente)

In Outlook sul Web (e nel nuovo Outlook, che utilizza lo stesso backend), Spazzare può aiutarti a conservare automaticamente solo il messaggio più recente di un determinato mittente e a spostare tutti quelli più vecchi nell’Archivio.

Spazzare può anche spostare o eliminare i messaggi più vecchi di un determinato numero di giorni. Anche se non imposta un limite rigido come “12 e-mail”, è lo strumento integrato più vicino per una pulizia automatica della Posta in arrivo.

Per ulteriori dettagli, fai riferimento alla guida Microsoft: Organizzare la Posta in arrivo con Archivio, Spazzare e altri strumenti in Outlook sul Web.

Opzione B: Spostare automaticamente le e-mail in base all’età tramite i criteri di conservazione (Archivio)

Se la tua cassetta postale è ospitata in Exchange Online, il tuo amministratore IT può configurare criteri di conservazione e archiviazione che spostano automaticamente le e-mail nella cartella Archivio dopo un certo numero di giorni. Questo processo avviene interamente sul server e si applica indipendentemente dal client Outlook utilizzato.

A livello generale, l’amministratore dovrebbe:

• Abilitare la cassetta postale Archivio Online
• Creare un tag di conservazione (ad esempio “Sposta in Archivio dopo 30 giorni”)
• Aggiungere il tag a un criterio di conservazione
• Assegnare il criterio alla tua cassetta postale

Questa opzione offre un’archiviazione automatica coerente, ma si basa sull’età dei messaggi, non sul numero di messaggi nella Posta in arrivo.

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