Best pratics Sharepoint Document library

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Ciao @Luigi Sammartino, 

Grazie per aver pubblicato la tua domanda nel forum Microsoft Q&A! 

Riguardo alla tua richiesta di trovare un modo migliore per gestire la libreria documenti in un sito SharePoint: 

Gestire librerie SharePoint di grandi dimensioni con la sincronizzazione locale può essere complicato, perché la sincronizzazione tramite OneDrive (utilizzata per SharePoint) ha difficoltà con librerie molto grandi. Ecco alcuni suggerimenti utili per migliorare la gestione dei file: 

Ridurre l’ambito di sincronizzazione 

• Evita di sincronizzare l’intera libreria. 

Invece:  

• Usa la sincronizzazione selettiva: sincronizza solo le cartelle necessarie per ciascun team. 
• Applica metadati e visualizzazioni in SharePoint per organizzare i file senza dover sincronizzare tutto. 

Utilizzare SharePoint Online e l’accesso via web 

• Incoraggia gli utenti a lavorare direttamente in SharePoint tramite il browser o l’integrazione con Teams. 

Vantaggi: 

• Nessun ritardo di sincronizzazione. 
• Collaborazione in tempo reale. 

Svantaggio: 

• Gli utenti perdono l’esperienza nativa di Esplora File, a meno che non venga combinata con altre opzioni. 

Ottimizzare l’accesso locale 

Se l’accesso locale è indispensabile: 

• Usa OneDrive Files On Demand: i file appaiono in Esplora File ma vengono scaricati solo quando aperti. 

Questo riduce i tempi di sincronizzazione e l’uso di spazio su disco. 

Approccio ibrido 

Combina la Intranet aziendale per la navigazione e la comunicazione con: 

• Link SharePoint per l’accesso online. 
• Sincronizzazione selettiva locale per le cartelle critiche. 

Risultato: 

• Accesso rapido tramite intranet. 
• Esplora File locale per i file essenziali. 

Nota: Una libreria può contenere fino a 300.000 file e cartelle, ma una visualizzazione può mostrare solo 5.000 elementi. Se la tua libreria documenti contiene un numero elevato di file, consulta questo articolo per gestire librerie di grandi dimensioni: 

Panoramica di elenchi e raccolte di grandi dimensioni - Supporto tecnico Microsoft 
SharePoint offre vari blocchi predefiniti che è possibile usare per creare una intranet: 

Siti di comunicazione : usare i siti di comunicazione per condividere notizie, report, stati e altre informazioni tramite vari modelli e web part. 

Sito home : un sito home è un sito di comunicazione impostato come pagina di destinazione Intranet per l'organizzazione. 

Siti hub : usare i siti hub per organizzare i siti e i team correlati e centralizzare le notizie, la ricerca e la gestione dei contenuti. 

Notizie di SharePoint : usare la web part notizie per pubblicare storie importanti o interessanti, annunci, notizie sulle persone, aggiornamenti dello stato e altro ancora che possono includere grafica e formattazione avanzata. 

Viva Engage: usare Viva Engage per connettersi con persone all'interno dell'organizzazione oltre i limiti di progetti, funzioni e reparti. 

Dynamics 365 Customer Voice: usare Dynamics 365 Customer Voice per creare quiz personalizzati, sondaggi, questionari, registrazioni e altro ancora. 

Stream: usare Stream per offrire riunioni, eventi e training live e su richiesta. 

Per lo scenario che si è deciso di compilare, scegliere i componenti da usare per soddisfare gli obiettivi aziendali del sito. È consigliabile creare un prototipo rapido e concedere l'accesso alle principali parti interessate. Ciò fornisce un quadro sostanziale per ulteriori discussioni e revisioni della progettazione. 

Puoi fare riferimento a questo articolo per una panoramica più completa: 

Pianificare una Intranet intelligente di SharePoint - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn 

Grazie ancora per il tuo tempo e la tua comprensione. Anche se questa prima risposta potrebbe non risolvere immediatamente il problema, vorrei raccogliere ulteriori dettagli sulla tua situazione per poterti assistere in modo più efficace. 

Apprezzo molto la tua pazienza e sono qui per aiutarti. Attendo con interesse la tua risposta! 

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