Town Hall in Teams: best way to send invites without spamming existing participants?

Question

Town Hall in Teams: best way to send invites without spamming existing participants?

Anonimo

Hi,

I'm trying to organize a town hall event where there will participate people from inside and outside my organization.

I found a way to hide the participants list (it is not obvious, even though that should be the goal of organising a live event instead of a standard meeting), but there is another issue that I am unable to resolve.

I would like to send invitations not all at once but as people sign up, but this seems impossible because every time I add a participant, the email is sent to all attendees even if they have already accepted the meeting.

It's not possible that there is no solution to this problem.

They suggest to copy a link and share with participants but that way the participants wouldn't see it in the calendar.

I also try to forward the email, it works but if I accidentally have to add a new presenter or co-organiser they would send an email cancelling the event to everyone to whom I forwarded the invitation email.

Do you know if there is another option?

Thanks,

Giulia

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0 commenti

2 risposte

Answer 1

La risposta è stata tradotta automaticamente. Di conseguenza, potrebbero esserci errori grammaticali o parole insolite.

Salve, posso sapere se il suo problema è stato risolto o no? Sono felice di aiutarti se hai altre domande.

Se la mia risposta è utile, contrassegnala come risposta, il che aiuterà sicuramente gli altri nella comunità che hanno domande simili a trovare soluzioni ai loro problemi più velocemente.

Migliori saluti!

Tina L - MSFT | Specialista del supporto della community Microsoft

Answer 2

La risposta è stata tradotta automaticamente. Di conseguenza, potrebbero esserci errori grammaticali o parole insolite.

Ciao

Buona giornata a voi!

Grazie per aver contattato la community Microsoft. Per le informazioni che hai fornito, ecco alcune soluzioni che puoi provare:

1.Crea il municipio in squadre:

Crea un municipio nel calendario di Teams. Aggiungi relatori/co-organizzatori in anticipo (fino a 10 co-organizzatori, 20 relatori esterni) per evitare modifiche successive.
Lascia vuoto il campo "Invita partecipanti" per evitare l'invio di email automatiche.
Personalizza i dettagli dell'evento nella scheda E-mail, considera la possibilità di disabilitare "Invito all'evento".
Pubblica l'evento e copia il link di partecipazione da Dettagli > Condividi evento.

Per riferimento: Pianifica un'assemblea generale in Microsoft Teams - Supporto tecnico Microsoft

2.Creare un invito al calendario di Outlook:

Invece di aggiungere i partecipanti direttamente in Teams, è possibile inoltrare l'invito tramite Outlook:

Apri il calendario di Outlook.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'evento e selezionare Inoltra.
Inoltrare l'invito ai partecipanti iniziali (ad esempio, partecipanti interni o una lista di distribuzione).
Aggiungi il link Partecipa a Teams nella descrizione dell'evento per maggiore chiarezza.
Invia l'invito; ciò garantisce l'integrazione del calendario senza attivare le notifiche automatiche di Teams.

3. Aggiungi nuovi partecipanti man mano che si iscrivono:

Per ogni nuovo partecipante (interno o esterno), inoltrare nuovamente l'evento del calendario di Outlook: +Apri il municipio nel calendario di Outlook. +Fai clic su Inoltra, aggiungi l'e-mail del nuovo partecipante e invia. +Questo invia l'invito al calendario solo al nuovo partecipante, assicurandosi che appaia nel suo calendario Outlook/Teams senza avvisare i partecipanti esistenti.
Per i partecipanti esterni: se non hanno bisogno dell'integrazione del calendario (ad esempio, partecipare come ospiti), puoi inviare il link di iscrizione via e-mail separatamente invece di inoltrare l'invito. I partecipanti esterni possono partecipare tramite il collegamento in modo anonimo o con un account Microsoft.

4. Evita le e-mail di cancellazione quando aggiungi presentatori/co-organizzatori:

Aggiungi relatori/co-organizzatori prima della pubblicazione per evitare modifiche.
Se aggiunti in un secondo momento, aggiorna i ruoli in Teams > Partecipanti > Gestisci ruoli. Controlla Outlook per le e-mail di annullamento: se ne viene inviata una, avvisa i partecipanti con il link di partecipazione e i dettagli dell'evento.
Abilita "Consenti inoltro" nelle opzioni della riunione di Teams per consentire l'inoltro manuale degli inviti.

Oltre a ciò, puoi inviare feedback tramite https://feedbackportal.microsoft.com/feedback/post

Se le mie informazioni di cui sopra sono utili, contrassegnale come risposta, il che aiuterà gli altri nella comunità che hanno domande simili a trovare soluzioni ai loro problemi più velocemente.

Non esitate a rispondere qui sotto se avete aggiornamenti o ulteriori dubbi.

Cordiali saluti,

Tina- L- MSFT | Specialista del supporto della community Microsoft