Comment puis-je récupérer les réponses à un questionnaire crée par un ancien collaborateur ?

(Ce message a été traduit automatiquement, il peut donc contenir de légères erreurs de formulation. De plus, comme notre environnement de test utilise l’interface en anglais, les captures d’écran apparaîtront également en anglais. Merci pour votre compréhension !)

Bonjour @Boye, Thomas,

Merci d’avoir posé votre question sur le forum Microsoft Q&A.

Lorsqu’un questionnaire Microsoft Forms est créé par un employé qui quitte ensuite l’organisation, le formulaire et ses réponses restent liés au compte de cet utilisateur. Si vous souhaitez récupérer les réponses à ce questionnaire, vous devez transférer la propriété du formulaire vers votre compte ou vers un groupe auquel vous appartenez. Cette étape est indispensable, car les formulaires personnels ne sont accessibles que par le propriétaire d’origine, sauf en cas de transfert de propriété.

Microsoft fournit une documentation concernant ce scénario ici : Admin information - Microsoft Forms Admin | Microsoft Learn

Vous trouverez les informations pertinentes dans la section Transfert de propriété de formulaire, qui explique notamment comment les administrateurs peuvent vérifier si le compte du propriétaire d’origine est encore récupérable. Cette section détaille comment l’administrateur informatique ou l’administrateur Microsoft 365 peut vérifier si l’utilisateur est supprimé de manière temporaire (soft‑delete) ou permanente (hard‑delete) via Microsoft Graph, et précise que les formulaires ne peuvent être transférés que si le compte existe toujours ou se trouve dans la période de suppression temporaire de 30 jours.

Si la méthode précédente ne fonctionne pas, veuillez essayer l’approche alternative suivante :

1. Confirmer l’état du compte de l’ancien employé

Veuillez demander à votre administrateur informatique ou à votre administrateur Microsoft 365 si le compte de l’utilisateur peut être restauré. Si possible, ils pourront le récupérer temporairement :

• Accédez au Centre d’administration Microsoft 365 : https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home
• Accédez à Utilisateurs > Utilisateurs supprimés et vérifiez si le compte apparaît dans la liste.
• Si oui, sélectionnez le compte et cliquez sur Restaurer.
• Après la restauration, allez dans Utilisateurs > Utilisateurs actifs et repérez le compte restauré ou désactivé.
• Ouvrez le profil de l’utilisateur, sélectionnez Licences et applications, puis vérifiez que l’utilisateur dispose d’une licence incluant Microsoft Forms. Cette étape est nécessaire, car seuls les comptes disposant d’une licence peuvent afficher leurs formulaires.

Pour référence : Restaurer un utilisateur dans le Centre d’administration Microsoft 365

Selon la documentation Microsoft, si le compte est encore dans l’état soft‑deleted (dans les 30 jours suivant la suppression), les administrateurs peuvent encore transférer les formulaires. S’il n’apparaît plus dans l’annuaire, il est probablement hard‑deleted, et les formulaires ne sont alors plus récupérables.

2. Transférer la propriété du formulaire

Une fois le compte actif ou restauré, l’administrateur peut transférer le formulaire vers un autre utilisateur ou groupe :

• Se connecter avec le compte restauré ou actif
• Accéder à Microsoft Forms
• Ouvrir le formulaire
• Sélectionner les trois points (Autres actions du formulaire) > Déplacer vers un groupe

• Choisir le groupe approprié contenant votre compte

Après le transfert, le nouveau propriétaire disposera d’un accès complet au formulaire ainsi qu’à toutes les réponses.

Pour référence : Partager la propriété d’un formulaire - Support Microsoft

Points importants

• Si vous n’êtes pas administrateur dans votre organisation, veuillez contacter votre équipe informatique (IT) pour obtenir de l’aide.
• Disposer uniquement de l’identifiant du formulaire ne garantit pas sa récupération.
• Cela ne fonctionne que si le compte du propriétaire d’origine existe encore ou se trouve dans la fenêtre de récupération de 30 jours (soft‑delete) - calculée à partir de la date de suppression du compte, et non de la date de départ de l’employé.
• Si le compte a été supprimé définitivement (hard‑delete), les formulaires ne sont plus récupérables, comme confirmé dans la documentation Microsoft.

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, n’hésitez pas à répondre. Je vous souhaite une excellente journée et une bonne santé !

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