Sharepoint (Ajout personne ds un groupe + envoi mail automatique )?

Cette réponse a été traduite automatiquement. Elle peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des termes inhabituels. 

Bonjour Pascal, 

L’ajout d’un utilisateur à un groupe SharePoint lui attribue les autorisations du groupe, mais n’envoie pas automatiquement un e-mail contenant un lien vers le dossier. Si vous utilisez Partager ou Accorder l’accès et saisissez l’utilisateur directement, SharePoint crée une entrée d’autorisation distincte pour cette personne. C’est pourquoi l’utilisateur apparaît à la fois comme membre individuel et comme membre du groupe. 

Si vous avez besoin qu’un e-mail soit envoyé automatiquement lorsqu’un nouveau membre est ajouté, vous pouvez envisager d’utiliser Power Automate, car SharePoint n’inclut pas de fonctionnalité intégrée pour ce scénario. 

1/ Par exemple, si vous utilisez un groupe Microsoft 365, vous pouvez créer un flux qui : 

Se déclenche lorsqu’un membre est ajouté au groupe. 

Récupère les informations du nouveau membre. 

Envoie un e-mail contenant le lien approprié vers le dossier. 

Cette approche fonctionne bien lorsque chaque groupe est associé à un dossier spécifique, par exemple un groupe Comptabilité pour le dossier Comptabilité ou un groupe HSE pour le dossier HSE. 

2/ Une autre option consiste à utiliser une liste Microsoft Lists pour gérer les notifications de dossier : 

Créez une liste contenant le nom du dossier, le lien du dossier et le groupe associé. 

Ajoutez un nouvel élément chaque fois qu’un dossier doit être partagé avec un groupe. 

Déclenchez un flux Power Automate lorsqu’un nouvel élément est créé. 

Récupérez les membres du groupe et envoyez-leur un e-mail contenant le lien du dossier. 

Mettez à jour le statut de notification une fois l’e-mail envoyé. 

Si vous préférez ne pas mettre en place d’automatisation, l’approche la plus simple consiste à continuer à gérer les autorisations via des groupes et à envoyer séparément le lien du dossier par e-mail ou via Microsoft Teams lorsqu’un nouveau membre est ajouté. Cela permet de centraliser la gestion des autorisations tout en évitant la création d’autorisations individuelles en double. 

Je comprends parfaitement à quel point ces limitations de SharePoint peuvent être perturbantes. Il ne s’agit pas seulement d’un aspect esthétique ; ces différences peuvent réellement avoir un impact sur la fluidité de votre travail quotidien et sur votre navigation. 

En tant qu’utilisateur du forum, j’espère que vous comprendrez que je n’ai pas la possibilité de modifier le produit ni de faire remonter directement les problèmes aux équipes concernées. Toutefois, je vous recommande vivement de soumettre votre commentaire via SharePoint · Communauté. C’est le moyen le plus efficace pour que votre avis parvienne à l’équipe produit et puisse être pris en considération dans le cadre d’éventuelles améliorations futures. 

Remarque : Bien que le portail de commentaires utilise principalement l’anglais, n’hésitez pas à soumettre votre retour dans la langue avec laquelle vous êtes le plus à l’aise. 

Une fois votre commentaire envoyé, n’hésitez pas à partager le lien ici dans les commentaires. Je serai heureux de lui attribuer un vote positif afin de lui donner davantage de visibilité. 

Par ailleurs, comme d’autres utilisateurs ont déjà soulevé des préoccupations similaires et ne savent peut-être pas où transmettre leurs commentaires, j’espère que cette réponse permettra de clarifier la situation et de suggérer une éventuelle étape suivante. La mise en avant de ces informations peut également aider d’autres membres de la communauté confrontés au même problème à trouver plus facilement des conseils et à contribuer en partageant leur propre retour. 

Merci encore pour votre temps et pour avoir signalé cet important problème d’ergonomie. 

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