Miksi lähettämäni sähköpostit menevät roskapostiin

Vastuuvapauslauseke: Tämä vastaus on käännetty automaattisesti käännöstyökalun avulla, joten siinä saattaa esiintyä kielioppivirheitä tai hieman epäluontevia ilmaisuja.

Hei @kirsi turunen ,

Ymmärrän huolesi. Kun käytät sähköpostiosoitettasi yritystoiminnassasi, tärkeiden viestien päätyminen vastaanottajien roskapostikansioihin voi vaikeuttaa yhteydenpitoa asiakkaisiin ja liikekumppaneihin.

Tähän voi olla useita syitä. Yksi tärkeimmistä tarkistettavista asioista on sähköpostin todennus, erityisesti SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet. Näiden avulla vastaanottavien sähköpostipalvelimien on mahdollista varmistaa, että verkkotunnuksestasi lähetetyt viestit ovat aitoja ja luotettavia.

Todennus ei kuitenkaan ole ainoa vaikuttava tekijä. Myös verkkotunnuksesi lähettäjämaine, viestien sisältö ja vastaanottajan sähköpostipalvelun roskapostisuodattimet voivat vaikuttaa siihen, mihin kansioon viestisi päätyvät.

Aloitetaan tarkistamalla muutama asia:

1. Tarkistetaan, mitä sähköpostipalvelua käytät

Käytätkö Microsoft 365 Business -palvelua omalla verkkotunnuksellasi (esimerkiksi [******@yrityksesi.fi]), vai tarjoaako yrityksesi sähköpostipalvelun jokin muu palveluntarjoaja?

2. Selvitetään, koskeeko ongelma kaikkia vastaanottajia

• Päätyvätkö lähettämäsi viestit roskapostiin kaikilla vastaanottajilla vai ainoastaan tietyillä vastaanottajilla?

Tapahtuuko tätä, kun lähetät viestejä Gmail-, Outlook.com- tai muihin yrityssähköpostiosoitteisiin?

3. Tarkistetaan verkkotunnuksesi sähköpostin todennusasetukset

Jos käytät Microsoft 365 -palvelua omalla verkkotunnuksellasi, tarkistetaan, että SPF-, DKIM- ja DMARC-asetukset on määritetty oikein.

Voit tutustua Microsoftin virallisiin ohjeisiin:

SPF-tietueen määrittäminen Microsoft 365 -palvelua varten

DKIM-allekirjoituksen määrittäminen Microsoft 365 -palvelussa

DMARC-tietueen määrittäminen verkkotunnuksellesi

Älä kuitenkaan muuta nykyisiä DNS-tietueitasi ennen kuin niiden tämänhetkinen määritys on tarkistettu.

4. Tarkistetaan roskapostiin päätynyt sähköpostiviesti

Jos mahdollista, pyydä jotakin vastaanottajaa toimittamaan alkuperäisen roskapostikansioon päätyneen sähköpostiviestin täydelliset otsaketiedot (viestin otsakkeet).

Näiden tietojen avulla voidaan selvittää, onko SPF-, DKIM- tai DMARC-todennuksessa ollut ongelmia.

Kun tiedän, mitä sähköpostipalvelua käytät, mikä verkkotunnuksesi on ja koskeeko ongelma kaikkia vastaanottajia, voin auttaa selvittämään ongelman todennäköisen syyn ja opastaa sinua tarvittavissa vianmääritystoimenpiteissä.

Ei ole syytä olettaa, että tilisi asetuksissa olisi virhe, ennen kuin nämä tarkistukset on tehty.