¿Es posible gestionar documentos en una biblioteca de SharePoint con roles específicos y permisos diferenciados como los que describo a continuación?

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Hola soporte informático,

Gracias por publicar y compartir los detalles.

Con respecto a "Actualmente, al intentar editar estos campos, el sistema requiere extraer el archivo del repositorio, lo que genera una versión de borrador. Esto no es deseable en nuestra configuración.", me temo que esto es por diseño. Al editar un valor en un campo de archivo, se creará automáticamente una nueva versión. Que yo sepa, no hay ningún entorno que pueda cambiar este comportamiento.

Con respecto a la columna adicional para los estados de los documentos, no hay ninguna función lista para usar que aborde directamente sus necesidades. En este caso, es posible que tenga que crear columnas de texto (o una columna de elección con varias opciones) para almacenar valores de estado para aprobaciones o rechazos de diferentes roles, y crear procesos de Power Automate para administrar aprobaciones secuenciales. Puede agregar el valor de aprobado/error correspondiente en la acción Actualizar elemento. Para más detalles, te recomiendo que consultes los siguientes artículos.

Administración de aprobaciones secuenciales con Power Automate

Flujo de aprobación de compilación para varios números de aprobadores en Power Automate

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Sinceramente

Jorge | Moderador de la comunidad de Microsoft

Gracias por su detallada respuesta. Sin embargo, quisiera hacer algunas aclaraciones para ajustar la consulta inicial:

Sobre el rol de Administrador y la edición de columnas: Mi referencia a la "edición de columnas" se refería a la metadata de los archivos. Actualmente, al intentar editar estos campos, el sistema exige extraer el archivo del repositorio, lo que genera una versión borrador. Esto no es deseado en nuestra configuración. Necesitamos que el Administrador pueda editar estos campos de metadata directamente en la versión actual del archivo, sin crear nuevas versiones.

Sin embargo, el Administrador debe tener la capacidad de aprobar o rechazar solicitudes de edición de los usuarios que deseen subir una nueva versión del archivo.

Sobre la columna adicional para estados del documento: Mi solicitud no se limita a los estados "Aprobado" o "Rechazado" que ofrece la funcionalidad predeterminada. Deseamos implementar un flujo de estados personalizados con los siguientes pasos:

Usuario Editor: Aprobado por Revisor (puede ser rechazado).

Revisor: Aprobado por Autorizador (puede ser rechazado).

Autorizador: Aprobar nueva versión (puede ser rechazado).

Este campo debe reflejar el estado del archivo de acuerdo con el flujo que implementemos.

Quedo a la espera de su respuesta

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Hola Soporte-IT,

Gracias por publicar en la comunidad. Estaremos encantados de ayudarte.

Reviso su publicación cuidadosamente. Generalmente, en SharePoint, podemos personalizar/configurar el nivel de permisos y asignarlo al usuario relevante en el nivel de biblioteca para que el usuario pueda o no hacer algo en la biblioteca.

Con respecto al rol de administrador, tengo entendido que desea que el rol pueda editar las columnas de la biblioteca, no puede editar los archivos existentes, por lo que no puede crear nuevas versiones o borradores de archivos, y puede aprobar o rechazar la aprobación.

Si mi comprensión entra en conflicto con su significado, por favor señálelo y proporcione más detalles.

Entiendo correctamente, no es posible satisfacer completamente sus necesidades. En la práctica, marcar la opción "Aprobar elementos" en un nivel de permiso presupone que la opción "Editar elemento" está marcada, es decir, el usuario debe tener permiso para editar todos los archivos de la biblioteca, o de lo contrario no puede aprobar los archivos de la biblioteca. Me temo que esto es por diseño.

Con respecto a otro rol de usuario, tengo entendido que pueden editar las versiones de archivo existentes y las versiones de borrador cargadas por todos los usuarios en la biblioteca.

Si mi comprensión entra en conflicto con su significado, por favor señálelo y proporcione más detalles.

Entiendo correctamente, es posible. Puede conceder al usuario el permiso de edición (de forma predeterminada, los miembros del sitio tienen el permiso de edición, por lo que puede agregar al usuario como miembro del sitio). A continuación, puede editar la configuración de "Seguridad de elementos de borrador" y establecerla en "Solo los usuarios que pueden editar elementos".

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En cuanto al rol de revisor y autorizador, es posible. Debe concederles en el diseño incorporado o en un permiso superior (como el permiso de control total del propietario del sitio).

Con respecto a su última consulta, tengo entendido que desea una columna que muestre el estado del archivo, ya sea Aprobado o Pendiente. Si es así, SharePoint proporciona una característica integrada denominada "Aprobación de contenido" para listas o bibliotecas. Cuando la función está habilitada, la columna incorporada "Estado de aprobación" se muestra automáticamente en la biblioteca.

Requerir la aprobación de elementos de una lista o biblioteca

Cuando tenga alguna inquietud o actualización, no dude en volver a compartirla con nosotros.

Sinceramente

Jorge | Moderador de la comunidad de Microsoft