Κοινόχρηστος φάκελος και έγγραφα με εξωτερικούς συνεργάτες

Αυτό το μήνυμα μεταφράστηκε αυτόματα, επομένως ενδέχεται να περιλαμβάνει μικρά σφάλματα στη διατύπωση. Επίσης, καθώς το δοκιμαστικό μας περιβάλλον χρησιμοποιεί το αγγλικό περιβάλλον εργασίας, τα στιγμιότυπα οθόνης θα εμφανίζονται στα Αγγλικά. Σας ευχαριστούμε για την κατανόησή σας! 
Γεια σας @Αχιλλέας Δρόσος, 

Σας ευχαριστούμε που δημοσιεύσατε την ερώτησή σας στο φόρουμ Microsoft Q&A. 

Σχετικά με το αίτημά σας να επιτρέψετε σε εξωτερικούς συνεργάτες να χρησιμοποιούν το προσωπικό τους OneDrive (λογαριασμό Microsoft) για να επεξεργάζονται έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε φάκελο που κοινοποιείται από την εταιρεία: 

Θα ήθελα να διευκρινίσω τα εξής: 

• Ο φάκελος θα παραμείνει στο OneDrive της εταιρείας. 
• Οι εξωτερικοί συνεργάτες δεν αποκτούν κυριότητα του φακέλου και ο φάκελος δεν μεταφέρεται στη δομή του προσωπικού τους OneDrive. 

Οι εξωτερικοί συνεργάτες θα μπορούν να έχουν πρόσβαση και να επεξεργάζονται τα έγγραφα, αλλά αυτό γίνεται από την τοποθεσία που φιλοξενείται από την εταιρεία, είτε: 

• Μέσω προγράμματος περιήγησης χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο κοινής χρήσης, ή 
• Ανοίγοντας τα αρχεία τοπικά, εάν επιλέξουν να τα συγχρονίσουν ή να τα ανοίξουν σε εφαρμογές Office. 

Αυτό σημαίνει ότι: 

• Ο φάκελος δεν γίνεται μέρος του προσωπικού τους αποθηκευτικού χώρου OneDrive. 
• Ενδέχεται να μην εμφανίζεται στα «Τα αρχεία μου» στο προσωπικό τους OneDrive. 
• Επίσης, ενδέχεται να μην είναι ορατός στην ενότητα «Κοινόχρηστα με εσάς» στο προσωπικό τους OneDrive. 

Ωστόσο, εφόσον ο σύνδεσμος κοινής χρήσης γίνει αποδεκτός και τα δικαιώματα επιτρέπουν την επεξεργασία, οι χρήστες μπορούν να επεξεργάζονται επιτυχώς τα αρχεία. 

Αυτή είναι η αναμενόμενη συμπεριφορά και λειτουργεί κατ’ αυτόν τον τρόπο από σχεδιασμό, ώστε να διασφαλίζεται ότι: 

• Τα δεδομένα της εταιρείας παραμένουν υπό την κυριότητά της. 
• Η πρόσβαση μπορεί να ελεγχθεί και να ανακληθεί οποιαδήποτε στιγμή. 

Για να μπορέσετε να κοινοποιήσετε τον φάκελο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 

Μέρος 1: Κοινή χρήση φακέλου από το OneDrive (ενέργειες χρήστη εταιρείας) 

1. Συνδεθείτε στο OneDrive για επιχειρήσεις. 
2. Δημιουργήστε ή επιλέξτε τον φάκελο που θέλετε να κοινοποιήσετε.
   
3. Κάντε δεξί κλικ στον φάκελο και επιλέξτε Κοινή χρήση (Share). 
   
4. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του εξωτερικού συνεργάτη (προσωπικός λογαριασμός). 
5. Ορίστε τα δικαιώματα σε Μπορεί να επεξεργαστεί (Can edit). 
   
6. (Εάν ο λογαριασμός είναι εξωτερικός, θα εμφανίζεται η ένδειξη «εκτός του οργανισμού σας»). 
7. Κάντε κλικ στο Αποστολή (Send). 

Ο εξωτερικός χρήστης θα λάβει ένα email πρόσκλησης. 

Μετά την αποδοχή της πρόσκλησης: 

• Μπορεί να επεξεργάζεται τα έγγραφα online ή μέσω εφαρμογών Office για υπολογιστή. 
• Τα αρχεία παραμένουν ιδιοκτησία και υπό τον έλεγχο της εταιρείας. 

Μέρος 2: Ρυθμίσεις διαχειριστή (Απαραίτητες) 

Για να επιτραπεί η κοινή χρήση με εξωτερικούς χρήστες, ένας διαχειριστής Microsoft 365 πρέπει να διασφαλίσει ότι η εξωτερική κοινή χρήση είναι ενεργοποιημένη. 

Ενεργοποίηση εξωτερικής κοινής χρήσης στο Microsoft 365: 

1. Μεταβείτε στο Microsoft 365 Admin Center. 
2. Πλοηγηθείτε στις Ρυθμίσεις → Ρυθμίσεις οργανισμού → Ασφάλεια και απόρρητο. 
3. Ανοίξτε την ενότητα Κοινή χρήση (Sharing). 
4. Βεβαιωθείτε ότι: 
   • Το OneDrive: Η εξωτερική κοινή χρήση είναι ενεργοποιημένη. 
   • Το επίπεδο κοινής χρήσης έχει οριστεί σε Νέοι και υπάρχοντες επισκέπτες (New and existing guests). 
     

Μπορείτε να ανατρέξετε στο παρακάτω άρθρο: 
Manage sharing settings for SharePoint and OneDrive in Microsoft 365 - SharePoint in Microsoft 365 …  
Καθώς ο αρχικός σύνδεσμος είναι στα Αγγλικά, δεν μπορώ να τον αλλάξω στα Ελληνικά. Επομένως, σας παρακαλώ να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο μετάφρασης για να προβάλετε το περιεχόμενο στη γλώσσα που προτιμάτε.

Επαλήθευση ρυθμίσεων στο SharePoint Admin Center: 

1. Μεταβείτε στο SharePoint Admin Center. 
2. Πλοηγηθείτε στις Πολιτικές → Κοινή χρήση (Policies → Sharing). 
3. Επιβεβαιώστε ότι: 
   • Η εξωτερική κοινή χρήση είναι ενεργή. 
   • Οι επισκέπτες μπορούν να προσκληθούν με διευθύνσεις email.  

Σας ευχαριστώ και πάλι για τον χρόνο και την κατανόησή σας. Παρόλο που η αρχική μου απάντηση ενδέχεται να μην επιλύει άμεσα το πρόβλημα, θα ήθελα να συγκεντρώσω περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την περίπτωσή σας, ώστε να μπορέσω να σας βοηθήσω πιο αποτελεσματικά. 

Εκτιμώ πραγματικά την υπομονή σας και είμαι εδώ για να σας βοηθήσω. Αναμένω την απάντησή σας. 

Σας εύχομαι σε εσάς και την οικογένειά σας ένα ευημερούν και επιτυχημένο Νέο Έτος. 

Αν η απάντηση είναι χρήσιμη, παρακαλούμε κάντε κλικ στο «Accept Answer» και προσθέστε ένα upvote. Εάν έχετε επιπλέον ερωτήσεις σχετικά με αυτή την απάντηση, παρακαλούμε κάντε κλικ στο «Comment». 

Σημείωση: Παρακαλούμε ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στην τεκμηρίωσή μας για να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις μέσω email, εάν επιθυμείτε να λαμβάνετε τη σχετική ειδοποίηση μέσω email για αυτό το νήμα.