ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ EMAIL

Γεια σου Γιώργος,

Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε με αυτό το φόρουμ. Είμαι ο Utkarsh και ως συνάδελφος χρήστης της Microsoft, είμαι εδώ και έτοιμος να σας βοηθήσω σήμερα. Είμαι χρήστης σαν εσάς, αυτό είναι ένα φόρουμ χρηστών και όχι η Microsoft άμεσα.

Μην ανησυχείτε, θα σας βοηθήσω να λύσετε αυτό το ζήτημα, να είστε σίγουροι ότι θα κάνω το καλύτερο δυνατό για να σας βοηθήσω.

Παρόλο που το Outlook δεν διαθέτει ενσωματωμένη δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης κάθε ληφθέντος μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείου που δεν είναι Outlook, υπάρχουν πολλές επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ανάλογα με τις συγκεκριμένες ανάγκες σας και την επιθυμητή μορφή αρχείου:

1. Αποθηκεύστε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο:

-Ανοίξτε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε. -Μεταβείτε στο Αρχείο > Αποθήκευση ως. -Επιλέξτε μια μορφή αρχείου όπως HTML, TXT ή RTF. Αυτό διατηρεί κάποια μορφοποίηση και περιεχόμενο. -Επιλέξτε μια θέση στον υπολογιστή σας για να αποθηκεύσετε το αρχείο.

2. Δημιουργήστε κανόνες για αυτόματη προώθηση:

-Ρυθμίστε έναν κανόνα στο Outlook για αυτόματη προώθηση εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ελέγχετε. -Διαμορφώστε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποθηκεύσετε τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχεία στον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις του ή εργαλεία τρίτων.

3. Εξαγωγή συγκεκριμένων φακέλων περιοδικά:

-Μπορείτε να εξαγάγετε ολόκληρους φακέλους που περιέχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα αρχείο PST (αρχείο δεδομένων του Outlook). Αυτό το αρχείο αποθηκεύει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συγκεκριμένη μορφή του Outlook, αλλά επιτρέπει την πρόσβαση εκτός του Outlook. -Μεταβείτε στο Αρχείο > Άνοιγμα & Εξαγωγή > Εισαγωγή / Εξαγωγή. -Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο και επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst). -Επιλέξτε τον συγκεκριμένο φάκελο που θέλετε να εξαγάγετε και επιλέξτε μια θέση στον υπολογιστή σας.

Σημαντικές σημειώσεις:

-Η αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείων που δεν είναι Outlook χάνει κάποια μορφοποίηση και δυνατότητες σε σύγκριση με την αρχική τους μορφή. -Η εξαγωγή ενός αρχείου PST είναι κατάλληλη για μαζική αποθήκευση αλλά όχι αυτόματη μεμονωμένη αποθήκευση email.

Διευκρινίστε:

Τι είδους μορφή αρχείου εκτός Outlook σας ενδιαφέρει; (π.χ. PDF, απλό κείμενο) Θέλετε να αποθηκεύετε αυτόματα μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συγκεκριμένους φακέλους; Είστε ανοιχτοί στη χρήση εργαλείων ή προσθέτων τρίτων;

Μπορώ να παράσχω πιο συγκεκριμένη καθοδήγηση με βάση τις προτιμήσεις και τις απαιτήσεις σας.

Ελπίζω αυτές οι πληροφορίες να βοηθήσουν! Εάν μπορώ να βοηθήσω με οτιδήποτε άλλο, ενημερώστε με. Θα χαρώ να απαντήσω σε οποιεσδήποτε άλλες ερωτήσεις που μπορεί να έχετε.

Δώστε πίσω στην Κοινότητα. Βοηθήστε το επόμενο άτομο που αντιμετωπίζει αυτό το πρόβλημα, υποδεικνύοντας εάν αυτή η απάντηση έλυσε το πρόβλημά σας. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι ή Όχι παρακάτω.

Με θερμούς χαιρετισμούς, Ούτκαρς

Το μήνυμα αυτό έχει μεταφραστεί αυτόματα. Για τον λόγο αυτόν μπορεί να υπάρχουν γραμματικά λάθη ή ασυνήθιστες εκφράσεις.

Ευχαριστώ πολυ για την απάντηση. Θέλω τα εισερχόμενα email στο outlook να αποπθηκεύονται αυτόματα σε φακέλλους εκτός outlook τοπικά στον υπολογιστή μου με μορφή μηνύματος outlook - Unicode. Ναι στη χρήση εργαλείων ή προσθέτων τρίτων.

Ευχαριστώ εκ των προτερων

Γεια σου Γιώργος,

Ενώ το ίδιο το Outlook δεν διαθέτει δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης απευθείας σε φακέλους που δεν ανήκουν στο Outlook σε μορφή Unicode, υπάρχουν μερικά καλά εργαλεία και πρόσθετα τρίτων που μπορούν να σας βοηθήσουν να το επιτύχετε:

1. Οδηγός κανόνων με εργαλείο τρίτου μέρους:

-Οδηγός κανόνων του Outlook: Ρυθμίστε έναν κανόνα με βάση συγκεκριμένα κριτήρια (π.χ. αποστολέας, θέμα) για τη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν καθορισμένο φάκελο στο Outlook. -Εργαλείο τρίτου μέρους: Επιλέξτε ένα εργαλείο όπως Αποθήκευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου, Αυτόματη αποθήκευση για Outlook ή Kutool Αποθήκευση ως. Αυτά τα εργαλεία ενσωματώνονται στο Outlook και επιτρέπουν την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από καθορισμένους φακέλους στον τοπικό υπολογιστή σας σε διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένου του Unicode.

2. Ειδικά εργαλεία τρίτων:

-Third-Party Email Archiver: Εξερευνήστε εργαλεία όπως το MailStore Home, το Mail Backup X ή το CloudAlly. Αυτά ειδικεύονται στην ολοκληρωμένη αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιτρέπουν την αυτόματη αποθήκευση σε διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένου του Unicode, σε καθορισμένους τοπικούς φακέλους.

3. Σενάριο VBA (για προχωρημένους):

-Για τεχνικά καταλαβαίνω χρήστες, η σύνταξη ενός σεναρίου VBA στο Outlook επιτρέπει τη δημιουργία προσαρμοσμένων κανόνων για αυτόματη αποθήκευση με συγκεκριμένη μορφοποίηση (Unicode) σε τοπικούς φακέλους.

Επιλέγοντας τη σωστή επιλογή:

-Εξετάστε την πολυπλοκότητα: Οι κανόνες με εργαλεία τρίτων προσφέρουν ισορροπία ευκολίας και λειτουργικότητας. Τα ειδικά εργαλεία αρχειοθέτησης παρέχουν περισσότερες δυνατότητες, αλλά ενδέχεται να είναι πιο περίπλοκα. -Χαρακτηριστικά: Συγκρίνετε υποστηριζόμενες μορφές (Unicode), επιλογές αυτοματισμού και δυνατότητες φιλτραρίσματος σε όλα τα εργαλεία. -Κόστος: Τα περισσότερα εργαλεία προσφέρουν δωρεάν δοκιμές ή προγράμματα περιορισμένης λειτουργικότητας. Επιλέξτε με βάση τη χρήση και τον προϋπολογισμό σας.

Πρόσθετες σημειώσεις:

-Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο υποστηρίζει μορφή Unicode (UTF-8 ή UTF-16). -Βεβαιωθείτε ότι οι διαδρομές αρχείων για αποθήκευση είναι καλά καθορισμένες και προσβάσιμες. -Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας τακτικά, ακόμη και με αυτοματοποιημένη αποθήκευση.

Ελπίζω αυτές οι πληροφορίες να βοηθήσουν! Παρακαλώ ενημερώστε με αν μπορώ να βοηθήσω με οτιδήποτε άλλο. Θα χαρώ να απαντήσω σε οποιεσδήποτε άλλες ερωτήσεις που μπορεί να έχετε.

Δώστε πίσω στην Κοινότητα. Βοηθήστε το επόμενο άτομο με αυτό το ζήτημα, υποδεικνύοντας εάν αυτή η απάντηση έλυσε το πρόβλημά σας. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι ή Όχι παρακάτω.

Με θερμούς χαιρετισμούς, Ούτκαρς

Το μήνυμα αυτό έχει μεταφραστεί αυτόματα. Για τον λόγο αυτόν μπορεί να υπάρχουν γραμματικά λάθη ή ασυνήθιστες εκφράσεις.