Suchfunktion "Alle Postfächer" im neuen Outlook nicht verfügbar, suche nach Mails in angelegte Arichive nicht möglich

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Hallo @Idealb91,

Vielen Dank für Ihre Frage im Microsoft Q&A-Forum.

Ich verstehe sehr gut, wie wichtig es ist, über alle Postfächer hinweg suchen zu können – insbesondere bei der Arbeit mit archivierten E-Mails. Ich bin hier, um Sie durch einige Schritte zu führen, die das Problem möglicherweise lösen und Ihre Sucherfahrung verbessern können.

In der neuen Outlook-Version für Windows ist die Option „Alle Postfächer“ derzeit nicht verfügbar. Das bedeutet, dass Suchvorgänge auf das aktiv angezeigte Postfach beschränkt sind. Außerdem werden Archivdateien, die als . PST hinzugefügt wurden, standardmäßig möglicherweise nicht in die Suchergebnisse einbezogen.

So passen Sie den Suchbereich in der neuen Outlook-Version oder der Outlook Web App an:

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Suche. Unter Suchbereich wählen Sie „Aktueller Ordner“ oder „Alle Ordner“ (gilt nur für das ausgewählte Postfach). Um gelöschte Elemente einzubeziehen, aktivieren Sie „Gelöschte Elemente einbeziehen“. Geben Sie Ihre Suchanfrage in die Suchleiste oben ein und drücken Sie Enter.
2. Verfeinern Sie die Ergebnisse mit Filtern wie „Von“ oder „Mit Anhang“ über das Filtersymbol.

(Da unsere aktuelle Testumgebung die englische Benutzeroberfläche verwendet, werden die bereitgestellten Screenshots ebenfalls auf Englisch angezeigt. Sie können die gleichen Schritte jedoch selbstverständlich auch in Ihrer Sprachversion durchführen, da Layout und Funktionen sprachübergreifend gleich bleiben.)

Alternativ gibt es folgende Workarounds, wenn Sie die Funktion „Alle Postfächer“ benötigen:

Option 1: Zur klassischen Outlook-Version zurückwechseln

Wenn Sie die vorherige Suchfunktion bevorzugen:

• Öffnen Sie Outlook.
• Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
• Wählen Sie Allgemein > Über Outlook.
• Deaktivieren Sie den Schalter für „Neues Outlook“.
• Starten Sie Outlook neu, um zur klassischen Version zurückzukehren, in der die Suche über „Alle Postfächer“ verfügbar ist.

Option 2: Suchindex neu erstellen

Dies hilft der klassischen Outlook-Version, alle Postfächer und Archive zu erkennen:

Gehen Sie zu Datei > Optionen > Suche.

• Klicken Sie auf „Indizierungsoptionen“. Im neuen Fenster klicken Sie auf „Erweitert“. Unter Problembehandlung klicken Sie auf „Neu erstellen“. Warten Sie, bis der Index neu erstellt wurde. Dies kann je nach Größe Ihres Postfachs und Archiven einige Zeit dauern.

Option 3: Archiv-Integration überprüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihre . PST-Dateien korrekt geladen sind:

Gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.

Unter dem Tab „Datendateien“ prüfen Sie, ob Ihre . PST-Dateien aufgelistet sind.

• Falls nicht, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wählen Sie Ihre Archivdatei aus.

Zur Information:

Wenn Sie Teil einer Organisation sind, kann Ihr IT-Administrator Richtlinien festgelegt haben, die die Sichtbarkeit von Postfächern und den Suchbereich beeinflussen.

Das neue Outlook befindet sich noch in der Weiterentwicklung, und Microsoft arbeitet aktiv daran, die Suchfunktionen zu verbessern.

Darüber hinaus unterstützt das neue Outlook für Windows (die neu gestaltete, webbasierte Oberfläche für Windows 11) derzeit nicht die gleichzeitige Suche über mehrere Postfächer (also E-Mail-Konten). Dies ist eine bekannte Einschränkung, weshalb Sie jedes Postfach einzeln auswählen und durchsuchen müssen. Viele Nutzer sind mit dem Fehlen dieser Funktion unzufrieden. Es tut mir sehr leid für diese Unannehmlichkeit.

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Ich hoffe, diese Schritte helfen Ihnen weiter. Bitte probieren Sie sie aus und lassen Sie mich wissen, ob das Problem dadurch behoben wird. Falls nicht, unterstütze ich Sie gerne weiter, bis wir eine Lösung finden.

Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis während dieses Prozesses. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich jederzeit zu melden.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

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