Extrahierte Daten aus Dokumentenverarbeitung an Excel weiterleiten

Tobias-1056 60 Zuverlässigkeitspunkte
2025-08-06T12:20:05.43+00:00

Hallo zusammen

Also: Wir haben einen kontinuierlichen Flow an neu ankommender PDF.
Die Auswertung der PDF habe ich schon via KI Dokumentenauswertung angelernt und bekomme nun eine eMail, "immer wenn eine Datei in OneDrive-Ordner erstellt wird" mit den gewünschten Daten.

Mein eigentlicher Plan ist aber, diese Daten via einem Flow an eine Excel Tabelle weiterzuleiten, aus der ich dann ein Diagramm erstellen möchte.

Kann mir da jemand den Weg zeigen bitte, ich weiß nicht wie ich die extrahierten Daten "greifen" oder abrufen und einer entsprechenden Zeile/Zelle zuweisen kann.
Es geht quasi um verschiedene Materialien und deren Gewicht. Also immer wiederkehrende Artikelnummern/texte und ein entsprechend zu addierendes Gewicht um eine aktuelle Monatsübersicht zu erhalten.

Aller besten Dank

Tobias

Microsoft 365 und Office | Microsoft To-Do | Geschäftlich
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Tamara-Hu 17,960 Zuverlässigkeitspunkte Externe Microsoft-Mitarbeiter Moderator
2025-08-14T10:16:21.3366667+00:00

Hallo @Tobias-1056,

vielen Dank für Ihre Zeit und Zusammenarbeit.

Nach unserem Gespräch möchte ich die Lösung für Ihren Fall mit dem Power Automate-Flow wie folgt zusammenfassen:

1. Auslöser: Wenn eine Datei erstellt wird

Verwenden Sie den Trigger „Wenn eine Datei erstellt wird“ für OneDrive oder SharePoint. Dieser erkennt, wenn eine neue PDF-Datei im Zielordner erscheint.

2. Daten aus PDF extrahieren

Verwenden Sie AI Builder – Dokumentenverarbeitung, um strukturierte Daten wie Artikelnummer und Nettogewicht zu extrahieren. Achten Sie darauf, dass Ihr Modell korrekt trainiert ist.

3. Excel-Datei vorbereiten

Erstellen Sie eine Excel-Datei mit einem Tabellenblatt, das folgende Spalten enthält: Datum, Artikelnummer, Nettogewicht Speichern Sie die Datei in OneDrive und geben Sie dem Tabellenblatt einen Namen (z. B. „ArtikelTabelle“).

4. Daten in Excel einfügen

Um die extrahierten Daten korrekt zuzuordnen:

Teilen Sie die Daten in zwei Tabellenblätter auf:

  • Blatt 1: Daten mit Artikelnummer, Artikel und einer neuen Spalte „Nettogewicht“, die zugeordnet werden muss.
  • Blatt 2: Referenzdaten mit Artikelnummer und Nettogewicht für die spätere Zuordnung.

Verwenden Sie in der Spalte „Nettogewicht“ in Blatt 1 eine Formel wie:

=XVERWEIS(A2; Blatt2!A:A; Blatt2!B:B)

Dann verwenden Sie die Auto-Ausfüllfunktion, um die Formel auf die restlichen Zellen der Spalte anzuwenden.

So funktioniert die Formel:

  • A2: Der Wert, nach dem gesucht wird – in diesem Fall die Artikelnummer.
  • Blatt2!A:A: Der Bereich, in dem der Wert aus A2 gesucht wird. Die Artikelnummern befinden sich in Spalte A von Blatt 2. Sie können auch einen Bereich wie Blatt2!$A$1:$A$50 verwenden – achten Sie auf die $, damit sich der Bereich beim Auto-Ausfüllen nicht verändert.
  • Blatt2!B:B: Der Bereich, aus dem der Rückgabewert stammt – in diesem Fall das Nettogewicht in Spalte B von Blatt 2.

Wenn die Artikelnummer mit einem Wert im Bereich übereinstimmt, gibt die Formel das entsprechende Nettogewicht zurück. Andernfalls wird #NV angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie hier: XVERWEIS (Funktion) - Microsoft-Support

Vielen Dank für Ihre bisherige großartige Arbeit! Ich habe viel daraus gelernt, diesen Fall gemeinsam mit Ihnen zu bearbeiten.

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  1. Tamara-Hu 17,960 Zuverlässigkeitspunkte Externe Microsoft-Mitarbeiter Moderator
    2025-08-06T12:58:56.94+00:00

    Die Antwort wurde automatisch übersetzt. Daher können grammatikalische Fehler oder ungewöhnliche Wörter enthalten sein. Lass mich wissen, wenn du möchtest, dass ich etwas korrigiere oder klarer formuliere.

    Hallo @Tobias,

    Vielen Dank für Ihr Feedback im Microsoft Q&A-Forum.

    Nach Ihrer Beschreibung verstehe ich, dass Sie die Übertragung der extrahierten Daten in eine Excel-Tabelle automatisieren möchten, um eine monatliche Übersicht und ein Diagramm der Materialien und ihrer Gewichte zu erstellen. Bitte korrigieren Sie mich, falls ich etwas falsch verstanden habe.

    Du kannst diese Vorschläge ausprobieren, um zu sehen, ob sie für deine Situation funktionieren:

    Manueller Export von E-Mails nach Excel

    1. E-Mails organisieren

    Stellen Sie sicher, dass die empfangenen E-Mails:

    • Einen spezifischen Ordner in Outlook oder einem anderen E-Mail-Client haben.

    2. E-Mail-Inhalte kopieren Für jede E-Mail:

    • Öffnen Sie die E-Mail.
    • Markieren Sie die relevanten Daten (z. B. Material: Stahl, Gewicht: 120 kg).
    • Kopieren Sie sie (Strg+C).

    3. In Excel einfügen

    • Öffnen Sie Ihre Excel-Tabelle.
    • Fügen Sie die Daten in die entsprechenden Spalten ein:
      • Spalte A: Datum
        • Spalte B: Material
          • Spalte C: Gewicht
          • Wiederholen Sie dies für jede E-Mail.

    4. Bereinigen und formatieren

    • Verwenden Sie „Text in Spalten“, wenn die Daten in einer Spalte eingefügt wurden.
    • Wenden Sie Filter oder bedingte Formatierungen an, um die Analyse zu erleichtern.

    5. Diagramm erstellen

    • Wählen Sie den Datenbereich aus.
    • Gehen Sie zu „Einfügen > Diagramm“ (z. B. Balkendiagramm oder Liniendiagramm).
    • Passen Sie das Diagramm an, um monatliche Summen oder Trends darzustellen.

    Wenn Sie den manuellen Aufwand reduzieren möchten:

    • Verwenden Sie „QuickSteps“ in Outlook, um E-Mails in einen Ordner zu verschieben.
    • Nutzen Sie „Power Query“ in Excel, um Daten aus einer CSV-Datei oder kopiertem Text zu importieren und zu bereinigen.

    Verwenden von Power Automate:

    1. Daten aus PDF extrahieren

    Nutze AI Builder in Power Automate, um automatisch Informationen wie Datum, Material, Artikelnummer und Gewicht aus PDF-Dateien zu extrahieren.

    2. Excel-Datei mit Tabelle erstellen

    • Öffne Excel und erstelle eine Tabelle mit Spalten:
      • Datum
      • Material
      • Artikelnummer
      • Gewicht
    • Wandle den Bereich in eine Tabelle um:
    • Bereich auswählen
      • Gehe zuEinfügen > Tabelle
      • Tabelle benennen (z. B. MaterialData)
      • Datei in OneDrive speichern (im gleichen oder einem anderen Ordner wie die PDFs)

    3. Power Automate Flow erstellen

    Erstelle einen Flow mit folgenden Schritten:

    • Trigger: Wenn eine Datei im OneDrive-Ordner erstellt wird
    • Aktion: AI Builder – Informationen aus PDF extrahieren
    • Aktion: Zeile in Tabelle hinzufügen (Excel Online)
      • Wähle die Excel-Datei und TabelleMaterialData
        • Ordne die extrahierten Felder zu (z. B. Material → Material, Gewicht → Gewicht)

    4. Diagramm in Excel erstellen

    Sobald die Daten in Excel fließen:

    • Verwende Pivot-Tabellen oder Diagramme, um monatliche Summen zu visualisieren
    • Gruppiere nach Material und summiere das Gewicht.

    Optionale Erweiterungen

    • Filter nach Monat mit Excel-Formeln oder Slicern
    • Monatliche Zusammenfassung per E-Mail mit Power Automate versenden

    Bitte beachten Sie, dass unsere erste Antwort nicht immer sofort zur Lösung des Problems führt. Mit Ihrer Hilfe und detaillierteren Informationen können wir jedoch gemeinsam eine Lösung finde

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  2. Tobias-1056 60 Zuverlässigkeitspunkte
    2025-08-07T13:42:58.1266667+00:00

    Hallo @Tamara-Hu

    Besten Dank für die gute Hilfe.

    Soweit funktioniert die Übertragung, aber ich kriege es nicht hin, dass die Werte sortiert werden.

    Ich habe ca. 30 Artikel, und an Hand der aus der PDF extrahierten Artikelnummer, soll das Nettogewicht in die enstprechende Spalte/Zeile eingetragen und addiert / summiert werden.

    Wie stelle ich das an?

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  3. Tamara-Hu 17,960 Zuverlässigkeitspunkte Externe Microsoft-Mitarbeiter Moderator
    2025-08-07T14:35:29.75+00:00

    Hallo @Tobias,

    Vielen Dank für deine Rückmeldung.

    Aus deiner Beschreibung entnehme ich, dass du Daten aus PDFs extrahieren und in eine Excel-Tabelle übertragen möchtest – sortiert nach Artikelnummer und aufsummiert nach Nettogewicht. Bitte korrigiere mich, falls ich etwas falsch verstanden habe.

    Du kannst diesen Prozess entweder manuell oder mit Power Automate durchführen:

    Manueller Workflow in Excel

    1. Excel-Tabelle vorbereiten

    Erstelle eine Tabelle mit folgendem Aufbau:
    User's image

    Formatiere sie als Tabelle in Excel (Einfügen > Tabelle), damit du strukturierte Verweise nutzen kannst.

    2. Extrahierte Daten einfügen

    Kopiere die extrahierten Daten aus deinem PDF (per KI oder manuell) und füge sie in die Tabelle ein.

    3. Nach Artikelnummer sortieren

    Gehe zum Reiter Daten → klicke auf Sortieren → wähle Artikelnummer → sortiere von A bis Z.

    4. Nettogewicht nach Artikelnummer summieren

    Verwende die Formel SUMMEWENN``, um das Gesamtgewicht pro Artikelnummer zu berechnen:

    =``SUMMEWENN``(B:B, "A100", C:C)

    • B:B ist die Spalte mit den Artikelnummern
    • "A100" ist die Artikelnummer, die du summieren möchtest
    • C:C ist die Spalte mit den Nettogewichten

    Du kannst eine separate Übersichtstabelle erstellen wie:

    User's image

    5. Optional: Monatsübersicht

    Nutze eine Pivot-Tabelle:

    • Wähle deine Tabelle aus → Einfügen > PivotTable
    • Ziehe:
      • Datum in die Zeilen
      • Artikelnummer in die Spalten
      • Nettogewicht in die Werte (als Summe)

    So erhältst du eine monatliche Übersicht nach Artikelnummer.

    Power Automate Flow

    1. Auslöser: Wenn eine Datei erstellt wird

    Verwende den Trigger „Wenn eine Datei erstellt wird“ für OneDrive oder SharePoint. Damit wird erkannt, wenn ein neues PDF im Zielordner erscheint.

    2. Daten aus PDF extrahieren

    Nutze AI Builder – Dokumentenverarbeitung, um strukturierte Daten zu extrahieren: Felder wie Artikelnummer und Nettogewicht. Stelle sicher, dass dein Modell korrekt trainiert ist.

    3. Excel-Datei vorbereiten

    Erstelle eine Excel-Datei mit einer Tabelle, die folgende Spalten enthält: Datum, Artikelnummer, Nettogewicht Speichere die Datei in OneDrive und gib der Tabelle einen Namen (z. B. ArtikelTabelle).

    4. Daten in Excel einfügen

    Verwende die Aktion „Zeile in Tabelle hinzufügen“ in Power Automate. Ordne die extrahierten Felder den richtigen Spalten in deiner Excel-Tabelle zu.

    5. Nettogewichte sortieren und summieren

    Du hast mehrere Optionen:

    • Excel-Formeln: Nutze SUMMEWENN oder SUMMEWENNS, um das Gesamtgewicht pro Artikelnummer zu berechnen.
    • Power BI: Verbinde deine Excel-Datei mit Power BI für visuelle Dashboards und Monatsübersichten.
    • Office Scripts: Schreibe ein Skript, das die Daten automatisch sortiert und summiert.

    Wenn die Antwort hilfreich ist, klicke bitte auf „Antwort akzeptieren“ und gib ihr freundlicherweise eine positive Bewertung. Wenn du weitere Fragen zu dieser Antwort hast, klicke bitte auf „Kommentar“.

    Hinweis: Bitte folge den Schritten in unserer Dokumentation, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren, falls du eine entsprechende Benachrichtigung zu diesem Thread erhalten möchtest.

    Antwoord accepterenWat1 antwoord

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  4. Tobias-1056 60 Zuverlässigkeitspunkte
    2025-08-08T05:43:17.0533333+00:00

    Hallo @Tamara-Hu

    Wie gesagt, Power Automate.

    I need a solution how to sort the incoming values, basically I only need article number and net weight.
    Right now, the Automation looks like this:

    Benutzerbild

    Benutzerbild

    Which results in it adds the values at the bottom of the table:

    Benutzerbild

    How can I approach this now, that everytime theres a new entry, it checks whats the article number and adds the weight to the specific field?
    Also the through PowerAuto generated entries would have to be erased, to keep it from making the table endless long.

    OR:

    Is there a possibility to get the weight assigned to the article before it gets put in at the bottom of the table?

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