Extrahierte Daten aus Dokumentenverarbeitung an Excel weiterleiten

Tobias-1056 60 Zuverlässigkeitspunkte
2025-08-06T12:20:05.43+00:00

Hallo zusammen

Also: Wir haben einen kontinuierlichen Flow an neu ankommender PDF.
Die Auswertung der PDF habe ich schon via KI Dokumentenauswertung angelernt und bekomme nun eine eMail, "immer wenn eine Datei in OneDrive-Ordner erstellt wird" mit den gewünschten Daten.

Mein eigentlicher Plan ist aber, diese Daten via einem Flow an eine Excel Tabelle weiterzuleiten, aus der ich dann ein Diagramm erstellen möchte.

Kann mir da jemand den Weg zeigen bitte, ich weiß nicht wie ich die extrahierten Daten "greifen" oder abrufen und einer entsprechenden Zeile/Zelle zuweisen kann.
Es geht quasi um verschiedene Materialien und deren Gewicht. Also immer wiederkehrende Artikelnummern/texte und ein entsprechend zu addierendes Gewicht um eine aktuelle Monatsübersicht zu erhalten.

Aller besten Dank

Tobias

Microsoft 365 und Office | Microsoft To-Do | Geschäftlich
0 Kommentare
Antwort, die vom Frageautor angenommen wurde
Tamara-Hu 17,960 Zuverlässigkeitspunkte Externe Microsoft-Mitarbeiter Moderator
2025-08-14T10:16:21.3366667+00:00

Hallo @Tobias-1056,

vielen Dank für Ihre Zeit und Zusammenarbeit.

Nach unserem Gespräch möchte ich die Lösung für Ihren Fall mit dem Power Automate-Flow wie folgt zusammenfassen:

1. Auslöser: Wenn eine Datei erstellt wird

Verwenden Sie den Trigger „Wenn eine Datei erstellt wird“ für OneDrive oder SharePoint. Dieser erkennt, wenn eine neue PDF-Datei im Zielordner erscheint.

2. Daten aus PDF extrahieren

Verwenden Sie AI Builder – Dokumentenverarbeitung, um strukturierte Daten wie Artikelnummer und Nettogewicht zu extrahieren. Achten Sie darauf, dass Ihr Modell korrekt trainiert ist.

3. Excel-Datei vorbereiten

Erstellen Sie eine Excel-Datei mit einem Tabellenblatt, das folgende Spalten enthält: Datum, Artikelnummer, Nettogewicht Speichern Sie die Datei in OneDrive und geben Sie dem Tabellenblatt einen Namen (z. B. „ArtikelTabelle“).

4. Daten in Excel einfügen

Um die extrahierten Daten korrekt zuzuordnen:

Teilen Sie die Daten in zwei Tabellenblätter auf:

  • Blatt 1: Daten mit Artikelnummer, Artikel und einer neuen Spalte „Nettogewicht“, die zugeordnet werden muss.
  • Blatt 2: Referenzdaten mit Artikelnummer und Nettogewicht für die spätere Zuordnung.

Verwenden Sie in der Spalte „Nettogewicht“ in Blatt 1 eine Formel wie:

=XVERWEIS(A2; Blatt2!A:A; Blatt2!B:B)

Dann verwenden Sie die Auto-Ausfüllfunktion, um die Formel auf die restlichen Zellen der Spalte anzuwenden.

So funktioniert die Formel:

  • A2: Der Wert, nach dem gesucht wird – in diesem Fall die Artikelnummer.
  • Blatt2!A:A: Der Bereich, in dem der Wert aus A2 gesucht wird. Die Artikelnummern befinden sich in Spalte A von Blatt 2. Sie können auch einen Bereich wie Blatt2!$A$1:$A$50 verwenden – achten Sie auf die $, damit sich der Bereich beim Auto-Ausfüllen nicht verändert.
  • Blatt2!B:B: Der Bereich, aus dem der Rückgabewert stammt – in diesem Fall das Nettogewicht in Spalte B von Blatt 2.

Wenn die Artikelnummer mit einem Wert im Bereich übereinstimmt, gibt die Formel das entsprechende Nettogewicht zurück. Andernfalls wird #NV angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie hier: XVERWEIS (Funktion) - Microsoft-Support

Vielen Dank für Ihre bisherige großartige Arbeit! Ich habe viel daraus gelernt, diesen Fall gemeinsam mit Ihnen zu bearbeiten.

Wenn die Antwort hilfreich ist, klicke bitte auf „Antwort akzeptieren“ und gib ihr freundlicherweise eine positive Bewertung. Wenn du weitere Fragen zu dieser Antwort hast, klicke bitte auf „Kommentar“.

Hinweis: Bitte folge den Schritten in unserer Dokumentation, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren, falls du eine entsprechende Benachrichtigung zu diesem Thread erhalten möchtest.Accept AnswerWhat1 Answer

War diese Antwort hilfreich?

0 Kommentare

6 zusätzliche Antworten

Sortieren nach: Neueste
Am hilfreichsten Neueste Älteste
  1. Tobias-1056 60 Zuverlässigkeitspunkte
    2025-08-11T06:42:37.3433333+00:00

    Hallo @Tamara-Hu

    Danke für deine Hilfe.
    Ich verstehe leider nicht genau, was ich machen muss. Könntest du mir die Version mit Excel und der Formel genauer erklären bitte?

    Power Bi / Query habe ich bereits versucht, allerdings bekomme ich das dort erst recht nicht hin.
    Momentan habe ich die Werte ja bereits bis ins Excel geschafft, jetzt muss ich sie nur noch einsortiert und summiert bekommen. Das schaffe ich sicherlich mit deiner Hilfe

    War diese Antwort hilfreich?

  2. Tamara-Hu 17,960 Zuverlässigkeitspunkte Externe Microsoft-Mitarbeiter Moderator
    2025-08-08T11:02:59.9133333+00:00

    Hallo @Tobias,

    Velen Dank für deine ausführliche Rückmeldung. Ich helfe dir gerne weiter.

    Wenn du den Trigger „Wenn eine Datei erstellt wird“ verwendest und Power Automate weiterhin Zeilen am Ende der Tabelle anhängt, kannst du einen Schritt hinzufügen, um diese Zeilen nach dem Aktualisieren der richtigen Zeile zu löschen.

    Füge einen Schritt hinzu, um Zeilen zu löschen, bei denen die Artikelnummer leer ist oder einem bekannten Muster entspricht (z. B. temporäre Einträge).

    Alternativ kannst du nach dem Aktualisieren der richtigen Zeile die Aktion „Zeile löschen“ verwenden.

    Wenn du das Gewicht bereits vor dem Einfügen in die Tabelle dem richtigen Artikel zuweisen möchtest, kannst du wie folgt vorgehen:

    • Extrahiere die Artikelnummer und das Gewicht.
    • Verwende „Zeilen auflisten“, um die Tabelle abzurufen.
    • Verwende „Array filtern“, um den passenden Artikel zu finden.
    • Aktualisiere das Gewicht in dieser Zeile, anstatt eine neue hinzuzufügen.

    So vermeidest du das Anhängen neuer Zeilen vollständig.

    Wenn die Antwort hilfreich ist, klicke bitte auf „Antwort akzeptieren“ und gib ihr freundlicherweise eine positive Bewertung. Wenn du weitere Fragen zu dieser Antwort hast, klicke bitte auf „Kommentar“.

    Hinweis: Bitte folge den Schritten in unserer Dokumentation, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren, falls du eine entsprechende Benachrichtigung zu diesem Thread erhalten möchtest.Antwoord accepterenWat1 antwoord

    War diese Antwort hilfreich?

    0 Kommentare
  3. Tobias-1056 60 Zuverlässigkeitspunkte
    2025-08-08T05:43:17.0533333+00:00

    Hallo @Tamara-Hu

    Wie gesagt, Power Automate.

    I need a solution how to sort the incoming values, basically I only need article number and net weight.
    Right now, the Automation looks like this:

    Benutzerbild

    Benutzerbild

    Which results in it adds the values at the bottom of the table:

    Benutzerbild

    How can I approach this now, that everytime theres a new entry, it checks whats the article number and adds the weight to the specific field?
    Also the through PowerAuto generated entries would have to be erased, to keep it from making the table endless long.

    OR:

    Is there a possibility to get the weight assigned to the article before it gets put in at the bottom of the table?

    War diese Antwort hilfreich?

    0 Kommentare
  4. Tamara-Hu 17,960 Zuverlässigkeitspunkte Externe Microsoft-Mitarbeiter Moderator
    2025-08-07T14:35:29.75+00:00

    Hallo @Tobias,

    Vielen Dank für deine Rückmeldung.

    Aus deiner Beschreibung entnehme ich, dass du Daten aus PDFs extrahieren und in eine Excel-Tabelle übertragen möchtest – sortiert nach Artikelnummer und aufsummiert nach Nettogewicht. Bitte korrigiere mich, falls ich etwas falsch verstanden habe.

    Du kannst diesen Prozess entweder manuell oder mit Power Automate durchführen:

    Manueller Workflow in Excel

    1. Excel-Tabelle vorbereiten

    Erstelle eine Tabelle mit folgendem Aufbau:
    User's image

    Formatiere sie als Tabelle in Excel (Einfügen > Tabelle), damit du strukturierte Verweise nutzen kannst.

    2. Extrahierte Daten einfügen

    Kopiere die extrahierten Daten aus deinem PDF (per KI oder manuell) und füge sie in die Tabelle ein.

    3. Nach Artikelnummer sortieren

    Gehe zum Reiter Daten → klicke auf Sortieren → wähle Artikelnummer → sortiere von A bis Z.

    4. Nettogewicht nach Artikelnummer summieren

    Verwende die Formel SUMMEWENN``, um das Gesamtgewicht pro Artikelnummer zu berechnen:

    =``SUMMEWENN``(B:B, "A100", C:C)

    • B:B ist die Spalte mit den Artikelnummern
    • "A100" ist die Artikelnummer, die du summieren möchtest
    • C:C ist die Spalte mit den Nettogewichten

    Du kannst eine separate Übersichtstabelle erstellen wie:

    User's image

    5. Optional: Monatsübersicht

    Nutze eine Pivot-Tabelle:

    • Wähle deine Tabelle aus → Einfügen > PivotTable
    • Ziehe:
      • Datum in die Zeilen
      • Artikelnummer in die Spalten
      • Nettogewicht in die Werte (als Summe)

    So erhältst du eine monatliche Übersicht nach Artikelnummer.

    Power Automate Flow

    1. Auslöser: Wenn eine Datei erstellt wird

    Verwende den Trigger „Wenn eine Datei erstellt wird“ für OneDrive oder SharePoint. Damit wird erkannt, wenn ein neues PDF im Zielordner erscheint.

    2. Daten aus PDF extrahieren

    Nutze AI Builder – Dokumentenverarbeitung, um strukturierte Daten zu extrahieren: Felder wie Artikelnummer und Nettogewicht. Stelle sicher, dass dein Modell korrekt trainiert ist.

    3. Excel-Datei vorbereiten

    Erstelle eine Excel-Datei mit einer Tabelle, die folgende Spalten enthält: Datum, Artikelnummer, Nettogewicht Speichere die Datei in OneDrive und gib der Tabelle einen Namen (z. B. ArtikelTabelle).

    4. Daten in Excel einfügen

    Verwende die Aktion „Zeile in Tabelle hinzufügen“ in Power Automate. Ordne die extrahierten Felder den richtigen Spalten in deiner Excel-Tabelle zu.

    5. Nettogewichte sortieren und summieren

    Du hast mehrere Optionen:

    • Excel-Formeln: Nutze SUMMEWENN oder SUMMEWENNS, um das Gesamtgewicht pro Artikelnummer zu berechnen.
    • Power BI: Verbinde deine Excel-Datei mit Power BI für visuelle Dashboards und Monatsübersichten.
    • Office Scripts: Schreibe ein Skript, das die Daten automatisch sortiert und summiert.

    Wenn die Antwort hilfreich ist, klicke bitte auf „Antwort akzeptieren“ und gib ihr freundlicherweise eine positive Bewertung. Wenn du weitere Fragen zu dieser Antwort hast, klicke bitte auf „Kommentar“.

    Hinweis: Bitte folge den Schritten in unserer Dokumentation, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren, falls du eine entsprechende Benachrichtigung zu diesem Thread erhalten möchtest.

    Antwoord accepterenWat1 antwoord

    War diese Antwort hilfreich?

Ihre Antwort

Antworten können von Fragestellenden als „Angenommen“ und von Moderierenden als „Empfohlen“ gekennzeichnet werden, wodurch Benutzende wissen, dass diese Antwort das Problem des Fragestellenden gelöst hat.