Kontaktliste, die zwischen allen Benutzern synchronisiert wird und mit verschiedenen Outlook-Clients kompatibel ist

Hallo zusammen,

für den MS365-Tenant eines Kunden sollen meine Kollegen und ich es einrichten, dass in Outlook alle Mitarbeiter Zugriff auf eine geteilte Kontaktliste bzw. eine geteilte Adressliste haben. Die Einträge dieser Liste sollen von jedem Benutzer des Tenants erstellt, gelöscht und bearbeitet werden können. Es muss außerdem eine vorhandene Kontaktliste, die per CSV-Datei vorliegt, importiert werden.

Die schwierigste Anforderung ist dabei aber, dass die Liste dabei sowohl vom Windows-Outlook-Client, **** dem MacOS-Outlook-Client, **** als auch dem Webbrowser-Outlook-Client (https://outlook.de)****aus editierbar sein soll. Ob dabei "Outlook Neu" oder das klassische Outlook verwendet wird, ist für den Kunden zweitrangig. "Outlook Neu" würde er aber bevorzugen. Er kann sich auch vorstellen, auf den Mac-Geräten zur Webversion umzusteigen, sodass man eine Kompatibilitätsanforderung weniger hätte.

Was schon versucht wurde:

1. Sharepoint-Adressliste

Ich habe erfolgreich die CSV-Datei in eine Adressliste bei einer Sharepoint-Website importiert und diese Liste danach in einen Windows Outlook Client importiert, sodass die Änderungen zwischen Client und Sharepoint synchronisiert wurden. Allerdings habe ich bei dieser Umsetzung keinen Weg gefunden von "Outlook Web" oder "Outlook für macOS" auf eine Sharepoint-Liste zuzugreifen.

2. Einrichtung eines geteilten Postfachs mit Freigabe für alle Mitarbeiter

Es wurde im zweiten Anlauf ein Postfach namens "Adressbox@<kunde>.de" eingerichtet. Die contacts.csv wurde in einen Ordner namens "Adressliste <kunde>" des Postfachs importiert. Allen Benutzern wurde für das Postfach die Berechtigung "Vollzugriff" gegeben. "Senden als" wurde nicht erteilt, damit nicht aus Versehen E-Mails von dieser Adresse aus verschickt werden.

Es konnte so bereits viel erreicht werden: Die Kontaktliste kann bei allen Mitarbeitern angezeigt werden und ist z.B. auch mit "Outlook Neu" kompatibel (wobei sich der Ordner allerdings aus unerklärten Gründen in eine Kategorie verwandelt hat, mit der sich kaum interagieren lässt).

Über den Webbrowser kann man jetzt leider nur über einen Umweg auf die Kontaktliste zugreifen: Man öffnet erst das eigene Postfach, wählt dann "Konto >> weiteres Postfach öffnen >> Adressbox@<kunde>.de" aus, und navigiert in dem sich öffnenden Fenster des Postfachs dann zu "Personen", wo die Kontakte letztlich gesehen und bearbeitet werden können.

Gut ist dabei, dass es jetzt überhaupt schonmal über den Outlook-Web möglich ist mit den Kontakten zu interagieren.

Schlecht ist aber, dass man auf die Kontaktliste immer noch nicht vom eigenen Postfach aus zugreifen kann, sondern in das geteilte Postfach wechseln muss. Das verhindert, dass man beim Schreiben einer Mail auf gemütlichem Weg einfach Vor- und Nachname in das Empfängerfeld eintippt, und die Adresse dann vorgeschlagen wird. Sprich, die Liste ist noch nicht im Webclient des Nutzers integriert, sondern nur in dem Webclient des Postfachs.

Des Weiteren gibt es immer wieder Probleme mit dem Zugriff auf den Adressordner des Postfachs per Windows- und macOS-Client. Zuletzt wurde berichtet, dass das Hinzufügen von Kontakten im macOS-Client nicht möglich ist. Man kann zwar das Formular zum Hinzufügen eines Kontakts ausfüllen, danach taucht der Kontakt in der Liste aber zunächst gar nicht auf. Man findet diesen dann wenn man die Kontaktordner per Windows-Client inspiziert in einem anderen, neu erstellten Ordner, der vom Mac-Client garnicht sichtbar war.

TL;DR

Wir suchen eine Lösung mit einer "quasi globalen" Kontaktliste, die zwischen allen Benutzern und Clients synchronisiert, und dabei zu 100% im Outlookclient integriert ist, als wäre es eine persönliche Kontaktliste. Die zwei von ChatGPT und jedem zweiten Google-Vorschlag erwähnten Lösungen mit Sharepoint oder einem geteilten Postfach, haben unseres Erachtens nach den erwähnten Anforderungen unseres Kunden nicht entsprochen, obwohl Outlook an sich stark anmuten lässt, dass das Teilen von Kontaktlisten eigentlich ein ausgereiftes und breit unterstütztes Feature ist.

Es wäre mega, wenn jemand eine Möglichkeit kennt, die wir übersehen haben / Oder wenn euch eine Anpassung auffällt, die bei einer der versuchten Möglichkeiten noch vorgenommen werden muss, damit alles kompatibel ist.

Danke!