Hilfe für Dokumentenmamagementsystem

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Hallo @Junghans, Til

Ich verstehe, dass Sie ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr Institut einrichten möchten, aber noch nicht mit Microsoft Teams vertraut sind. Gerne gebe ich Ihnen einige erste Hinweise für den Einstieg.

Das Wichtigste zuerst: Wenn Sie ein Team erstellen, wird automatisch im Hintergrund eine SharePoint-Website angelegt, auf der Ihre Dokumente gespeichert werden. Teams dient als Benutzeroberfläche für Sie und Ihre Kollegen, während SharePoint im Hintergrund als Speicher- und Verwaltungsebene fungiert. Beispiel: Wenn Sie eine Datei in Teams hochladen, wird diese in SharePoint gespeichert, auch wenn Sie sie nicht direkt sehen.

Weitere Informationen finden Sie unter: Übersicht über die Integration von Teams und SharePoint

1. So ist die Struktur aufgebaut:

• Team: Ihr gesamter Arbeitsbereich (z. B. „Dokumentenmanagement des Instituts“). Beim Erstellen eines Teams werden außerdem eine SharePoint-Website, eine Dokumentbibliothek, ein gemeinsames Postfach und ein OneNote-Notizbuch generiert.
• Kanäle: Unterteilungen innerhalb des Teams (z. B. „Forschung“, „Administration“, „Lehrmaterialien“). Jeder Kanal erhält automatisch einen eigenen Ordner in der Dokumentbibliothek, ideal zur Trennung von Dokumentkategorien.
• Registerkarte „Freigegeben“: In jedem Kanal zu finden. Hier können Dateien angezeigt, hochgeladen und gemeinsam bearbeitet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter: Einführung in Microsoft Teams für Administratoren

Verwenden von Microsoft Teams für Zusammenarbeit

2. Schritte zur Einrichtung:

• Wählen Sie in Teams „Team beitreten oder erstellen“ > „Team erstellen“. Wählen Sie „Privat“ (empfohlen für Institutionen, da die Mitgliedschaft verwaltet wird). Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein und fügen Sie Ihre Kollegen hinzu.
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• Um Dokumentkategorien zu erstellen, wählen Sie neben dem Teamnamen „Weitere Optionen (…)“ > „Kanal hinzufügen“ und benennen Sie die einzelnen Kanäle.
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• Um Dateien zu speichern, öffnen Sie einen Kanal, wählen Sie die Registerkarte „Freigegeben“ aus und erstellen Sie mit „Neu“ > „Ordner“ Unterordner (z. B. „Entwürfe“ und „Fertige“). Wählen Sie anschließend „Hochladen“ oder ziehen Sie Ihre Dokumente per Drag & Drop hinein.
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Weitere Informationen finden Sie unter: Zusammenführen von Teams und Ressourcen

Zusammenarbeiten an Dateien in Microsoft Teams

3. Zusammenarbeit und Zugriffskontrolle

Kollegen können Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt auf der Registerkarte „Dateien“ in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. Um festzulegen, wer Dateien anzeigen bzw. bearbeiten darf und um den Versionsverlauf zu nutzen, verwalten Sie die Berechtigungen auf der zugrunde liegenden SharePoint-Website. Dadurch wird SharePoint zu einem vollwertigen Dokumentenmanagementsystem und nicht nur zu einem gemeinsam genutzten Speicherort.

Weitere Informationen finden Sie unter: Zusammenarbeiten in Microsoft Teams

Zusammenarbeit mit Teams, SharePoint und OneDrive

Wichtiger Hinweis:

• Halten Sie Ihre Kanalstruktur anfangs einfach.
• Laden Sie wichtige Dateien immer in Kanälen und nicht im Chat hoch, damit sie sicher gespeichert werden.
• Verwenden Sie private Kanäle, wenn bestimmte Dokumente nur eingeschränkt zugänglich sein sollen.
• Wenn Sie später erweiterte Zugriffsrechte benötigen, können Sie dieselben Dateien direkt in SharePoint öffnen, da beide Systeme miteinander verbunden sind.

Wir hoffen, dass dies Ihre Fragen beantwortet. Bei weiteren Fragen oder falls Sie Unterstützung benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden.

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