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Früher konnte ich mit der "Alert Me" im SharePoint Änderungen von anderen Personen in einem Dokument Tracken. So musste nicht jedes Mal das Dokument geöffnet um Informiert zu sein.
Leider wurde diese Funktion ersetzt und überall wird nur auf Power Automate verwiesen.
Welche "Trigger" Funktionen muss ich verwenden um ein Excel resp. eine Worddatei zu überprüfen und bei Änderungen eine Mail zu erhalten. Und wie muss ich die Datei in den Workflow integrieren? Einfach den Link kopieren oder müsste das via Ordnerstruktur funktionieren?
Danke & Gruss
Claudia
Eine Gruppe von Microsoft-Produkten und -Technologien zum Freigeben und Verwalten von Inhalten, Wissen und Anwendungen.
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Hallo Claudia,
vielen Dank für deine Anfrage.
Gehe wie hier beschrieben https://support.microsoft.com/de-de/office/einstellung-von-sharepoint-warnungen-813a90c7-3ff1-47a9-8a2f-152f48b2486f vor.
Ich freue mich auf deine Rückmeldung.
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**Ich verwende Übersetzungstools, um die Kommunikation zu erleichtern. Bitte entschuldigen Sie eventuelle grammatikalische oder sprachliche Fehler. Die von mir bereitgestellten Bilder werden ebenfalls auf Englisch angezeigt, da wir eine Testumgebung verwenden. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Hallo @Claudia Widmer,
Sie können dem in Holgers Antwort beschriebenen Ansatz folgen, der der von Microsoft empfohlenen Methode entspricht, um klassische SharePoint-Warnungen durch Power Automate zu ersetzen.
Darüber hinaus könnte dieser offizielle Microsoft-Artikel für Sie hilfreich sein, da er die Einstellung der SharePoint-Warnungen erläutert und Beispielszenarien für Power Automate enthält: Einstellung von SharePoint-Warnungen – Microsoft Support
Um zu beginnen, können Sie in Power Automate einen Flow erstellen, indem Sie Erstellen auswählen, Cloud-Flow wählen und anschließend den Trigger „Wenn eine Datei erstellt oder geändert wird (nur Eigenschaften)“ verwenden. Von dort aus können Sie den Flow entsprechend Ihren Benachrichtigungsanforderungen weiter aufbauen.
Der oben genannte Artikel stellt außerdem Vorlagenbeispiele bereit, die gängige SharePoint-Warnungsszenarien auf Power Automate abbilden und Ihnen als hilfreiche Referenz dienen können.
Ich hoffe, dies hilft dabei, den empfohlenen Ansatz zu verdeutlichen. Bitte zögern Sie nicht, sich bei weiteren Fragen erneut zu melden.
Mit freundlichen Grüßen,
Hinweis: Bitte folgen Sie den Schritten in unserer Dokumentation, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren, wenn Sie die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung für diesen Thread erhalten möchten.
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Hallo Claudia,
du brauchst dafür in Power Automate keinen Dateilink als Trigger. Der Flow wird auf der SharePoint-Dokumentbibliothek aufgebaut und kann optional auf einen Ordner eingeschränkt werden. Danach filterst du im Flow auf die konkrete Word- oder Excel-Datei. Die alten SharePoint-Alerts werden abgelöst, Microsoft verweist dafür inzwischen auf Power Automate oder SharePoint Rules.
Am einfachsten geht es so:
Wichtig ist also: Nicht einfach den Link der Datei einkleben, sondern über Bibliothek / Ordner / Dateiname bzw. Pfad arbeiten.
Wenn du zusätzlich sehen willst, was genau geändert wurde, kannst du danach noch „Abrufen von Änderungen für ein Element oder eine Datei (nur Eigenschaften)” einbauen.
VG
Holger