Microsoft Planner: Die folgenden Funktionen bzw. Integration in MS365 wünsche ich mir, um Planner produktiv zur Aufgabensteuerung und Kapazitätsplanung meiner TEAMS nutzen zu können.
- Unter "Meine Aufgaben" sollten unter der "Board"-Ansicht mindestens 4 Spalten vorgegeben sein. Die vierte Spalte sollte "Blockiert", "Wartend", o.ä. heißen, für Aufgaben, die aktuell nicht bearbeitet werden können, weil man bspw. auf Antwort von Externen wartet.
- Wenn man ein Kanban-Board erstellt, bei welchem ein "Bucket" für die erledigten Aufgaben ist, sollten diese auch automatisch im Status auf "Abgeschlossen" gestellt (und nicht zusätzlich versteckt) werden. Es ist sonst sehr nervig, wenn man im eigentlichen "Plan" die Aufgabe bereits in "Abgeschlossen" verschoben hat, aber unter "Meine Aufgaben" die Aufgabe immer noch bei "nicht begonnen" liegt. Dasselbe gilt natürlich für das Verschieben nach "In Bearbeitung", auch hier sollte die Änderung des Status nicht nur erfolgen, wenn das Verschieben unte "Meine Aufgaben erfolgt, sondern auch, wenn man innerhalb eines Plans die Aufgabe in die so benannte Spalte verschiebt.
- Es wäre schön, wenn man Teammitglieder bzw. Bearbeitende der Aufgabe sowohl in den Notizen der Aufgabe als auch in den Kommentaren unter der Aufgabe verlinken könnte.
- Jeder Plan sollte eine Art Planbeschreibung haben, in der man z.B. relevante Links zu Ordnern, Dokumenten oder Websites ablegen kann.
- Jeder Plan sollte noch individualisierbarer sein. Zum Beispiel sollte jeder Plan eine eigene Farbe haben. Das ist tatsächlich manchmal auch so, aber dann ändert sich das Icon von Farbe mit Initialien zu dem Icon des Teams mit dem sie geteilt wurden. Das ist nicht hilfreich bzw. hier sollte man die Wahl haben.
- E-Mails sollten noch einfacher in ein Planner Board eingebunden werden können. Aktuell können geflaggte E-Mails nicht zu einem bestimmten Board als Aufgabe zugeordnet werden, die schlicht die E-Mail als Anhang enthält, sondern die E-Mail erscheint ausschließlich unter "Meine Aufgaben", nicht bei einem bestimmten Plan.
- Es sollte eine eigene Planner-App für Windows geben.
- Bei einem Team in Teams sollte es möglich sein, alle mit dem Team verknüpften Pläne des Planners anzuzeigen.