Erstellen eines Geschäftszeichens

Hallo. Bei uns soll ein Aktenplan eingeführt werden. Es gibt 97 Aktenplannummern. Als erstes vergebe ich die Aktenplannummer über ein Kombifeld und lege mit der Eingabe des Aktentitels eine Akte an. Es gibt mehrere Akten mit gleicher Aktenplannummer, daher soll ein Zähler pro Aktenplannummer vegeben werden. Folgend erstelle ich zu jeder Akte Vorgänge. Diese werden wiederum pro Akte gezählt. Innerhalb der Vorgänge können wiederum Dokumente angelegt werden (Schreiben, Email, Telefonmitschrift,...). Diese werden auch pro Vorgang durchgezählt. Das Geschäftszeichen ergibt sich dann aus [Aktenplannummer]-[Zähler pro Aktenplannummer]-[Vorgangzähler pro Akte]-[Dokumentenzähler pro Vorgang]: 01234-02-03-01 - 2. Akte mit der Aktenplannumer 01234 - 3. Vorgang innerhalb der Akte, 1. Dokument.
Ich habe 3 Datenbanken angelegt - Akte , Vorgang, Dokument, die jeweils mit ihrer ID verbunden sind. Aber die Zählerei klappt irgendwie nicht. Die Vorgänge zählen trotzdem weiter. Ich habe einen Denkfehler... Hat jemand einen Tipp?